Poliisin hankinnat

Tietopyyntöihin vastaaminen ja markkinavuoropuheluihin osallistuminen ovat tehokkaita tapoja saada tietoa suunnitelluista hankinnoista ja vaikuttaa hankintoihin. Tietopyynnön ja markkinavuoropuhelun tarkoitus on kerätä tietoa markkinoilla olevista ratkaisuista, alan toimintatavoista sekä alalla toimivista yrityksistä hankinnan jatkosuunnittelun tueksi. 

Toivomme, että esität näkemyksiäsi suunnitelmistamme. Tietopyyntö tai markkinavuoropuhelu ja niissä annetut tiedot eivät vielä sido kumpaakaan osapuolta tai vaikuta yritysten asemaan mahdollisessa hankinnassa. Vastaavasti hankinta, josta on julkaistu tietopyyntö tai käyty markkinavuoropuhelua, voi jäädä myös toteuttamatta. 

Vaikka pyrimme tekemään tarjouspyynnöistä tiiviitä ja helppoja vastata, ovat ne silti tuhteja tietopaketteja. Huolellinen tarjouspyyntöön tutustuminen kuitenkin kannattaa. 

Hankintamenettely voi olla myös kaksivaiheinen tai sisältää useampia vaiheita. Tällöin ensimmäisessä vaiheessa julkaistaan osallistumispyyntö, ja tarjouspyyntö lähetetään myöhemmin vain niille tarjoajaehdokkaille, jotka valitaan osallistumispyyntöön annetun vastauksen (osallistumishakemuksen) perusteella mukaan seuraavaan vaiheeseen. Tällaisia hankintamenettelyjä ovat esimerkiksi neuvottelumenettelyt tai puolustus- ja turvallisuushankintalain mukainen rajoitettu menettely. 

Jos julkaisemissamme hankinta-asiakirjoissa tai niiden liitteissä on epäselvyyksiä, kysy rohkeasti. On tärkeää, että esität kysymykset hankinta-asiakirjoissa ohjeistetulla tavalla.

Meillä on rajoitettu mahdollisuus tarkentaa epäselvää yksityiskohtaa hankinta-asiakirjoissa hankintailmoituksen julkaisemisen jälkeen. Hankintalainsäädännön tasapuolisen kohtelun vaatimuksesta johtuen asiakirjoja tai niiden liitteitä ei kuitenkaan tässä vaiheessa voi enää olennaisesti muuttaa. 

Tarjouksesi on oltava tarjouspyynnön mukainen. Tämä tarkoittaa, että tarjotun tuotteen tai palvelun tulee olla tarjouspyynnössä asetettujen vähimmäisvaatimusten mukainen. Myös kaikkien tarjouspyynnössä pyydettyjen tietojen on käytävä ilmi tarjouksestasi. Ennen kuin lähetät tarjouksesi, tarkasta sen sisältö ja varmista, että kaikki pyydetyt liitteet ovat mukana. 

Meillä on velvollisuus hylätä tarjouksesi siinäkin tapauksessa, että yksittäinen ehdoton vaatimus on epähuomiossa jäänyt täyttämättä tai olennainen tieto toimittamatta.

Mikäli yrityksesi ei pysty täyttämään asetettuja vaatimuksia yksin, tarjous on mahdollista tehdä ryhmittymänä. 

Varaa osallistumishakemuksen ja tarjouksen tekemiseen riittävästi aikaa. Meillä ei ole oikeutta ottaa vastaan hankintailmoituksessa tai tarjouspyynnössä ilmoitetun määräajan päättymisen jälkeen toimitettuja hakemuksia tai tarjouksia. Tarjouspalvelussa osallistumispyyntö ja tarjouspyyntö sulkeutuvat määräajan päättyessä. Hakemuksen tai tarjouksen jättäminen tämän jälkeen ole enää mahdollista. 

Määräajan päättymisen jälkeen aloitamme hakemusten tai tarjousten tarkastamisen. Tässä vaiheessa voimme pyytää vielä täsmennyksiä hakemuksiin tai tarjouksiin, hakemusta tai tarjousta ei kuitenkaan enää voi muuttaa.

Ehdokkaiden ja tarjouksen tehneiden yritysten (tarjoajien) asemaan vaikuttavia päätöksiä tehdään hankinnan eri vaiheissa. 

Hankintapäätös annetaan tiedoksi kaikille tarjoajille samaan aikaan. Päätöksen tiedoksiannosta alkaa muutoksenhakuaika. Ohjeet muutoksenhakuun saat päätöksen liitteenä. Päätöksenteossa voi kestää jonkin aikaa etenkin, jos tarjousten vertailuun liittyy esimerkiksi tuotetestauksia, asiantuntijahaastatteluita tai saapuneissa tarjouksissa on täsmennettäviä seikkoja.

Tässä vaiheessa emme voi enää neuvotella sopimusehdoista. 

Sopimus ei synny hankintapäätöksen tiedoksiannolla vaan edellyttää erillisen kirjallisen hankintasopimuksen allekirjoittamista. Etenkin turvallisuushankinnoissa hankintasopimus sisältää myös turvallisuussopimuksen. Hankintasopimus voidaan allekirjoittaa aikaisintaan, kun odotusaika on kulunut loppuun ja olemme saaneet kaikki selvitykset, joita tarjoajalta ja mahdollisesti sen alihankkijoilta on edellytetty. Kun huolehdit, että ajantasaiset selvitykset ovat valmiina, edistät sopimuksen nopeaa syntymistä.