Yleisötilaisuudet

Tee ilmoitus yleisötapahtumasta vähintään viisi vuorokautta ennen tilaisuuden alkamista. Sellaisista tilaisuuksista, jotka edellyttävät esimerkiksi liikennejärjestelyjä, ilmoitus on tehtävä tätä aikaisemmin. Suurista tapahtumista ilmoitetaan jopa vuotta ennen tilaisuuden alkamista.

Ennakoi ja ole ajoissa

Poliisilla on oltava viisi vuorokautta ennen tilaisuutta käytettävissään täydelliset tilaisuutta koskevat tiedot. Näin poliisi voi arvioida, voidaanko asia käsitellä ilmoituksena. Jos yleisötilaisuutta koskien pitää antaa muita määräyksiä, asiassa tehdään päätös. 

Jos tilaisuuteen tarvitaan liikenteenohjaajia tai tilapäisiä järjestyksenvalvojia, tee ilmoitus vähintään kaksi viikkoa ennen tilaisuutta. Jos kyseessä on suuri tai monipäiväinen tapahtuma, ota yhteyttä järjestämispaikan poliisilaitokseen jo järjestelyjen alkuvaiheessa. Kun turvallisuuteen liittyvistä asioista voidaan keskustella hyvissä ajoin, vältytään yllätyksiltä puolin ja toisin.

Voit tehdä ilmoituksen yleisötilaisuudesta poliisin verkkoasioinnissa. Käsittelymaksu veloitetaan samalla. 

Jos saat poliisilta päätöksen, jossa annetaan tilaisuutta koskevia määräyksiä, on hinta eri kuin käsittelymaksu. 

Voit tehdä ilmoituksen myös vapaamuotoisesti sähköpostitse tai postitse paikalliselle poliisilaitokselle. Poliisilaitos lähettää sinulle laskun käsittelymaksusta jälkikäteen postitse. Huomioi, että mahdolliset lisätietopyynnöt ja niihin vastaaminen edellyttävät tarpeeksi pitkää käsittelyaikaa.

Voit ilmoittaa samalla ilmoituksella useampia samanlaisia, samassa paikassa, mutta eri aikoina järjestettäviä tilaisuuksia. Tähän tarvitset poliisin suostumuksen. Tällaisia voivat olla esimerkiksi tietyllä tanssilavalla nimettyinä kesäviikonloppuina järjestettävät lavatanssit.

Ilmoituksen tai sen liitteiden tulisi sisältää ainakin

• järjestäjän, järjestäjän yhteyshenkilön ja vastuuhenkilöiden kattavat yhteystiedot myös tapahtuman aikana
• selvitys tapahtuman tarkoituksesta, ohjelmasta ja esiintyjistä
• järjestämispaikka ja sen omistajan tai haltijan suostumus
• arvioitu yleisömäärä/päivä ja yleisömäärä kokonaisuudessaan (kaikki päivät yhteensä)
• tapahtuman alkamisaika ja arvioitu päättymisaika
• selvitys käytettävistä rakennelmista ja erityisistä välineistä (katsomot, esiintymisalueet, lava, teltta, katos, ramppi, rata, avotuli, pyrotekniikka, äänenvahvistimet jne.
• turvallisuus- ja pelastussuunnitelma, joka sisältää järjestyksenvalvontasuunnitelman ja järjestyksenvalvojat 
  • nimi, henkilötunnus ja järjestyksenvalvojakortin numero, jos henkilöllä on kortti
  • tilapäisiksi järjestyksenvalvojiksi hyväksyttävistä tehdään erillinen päätös, josta peritään maksu / hyväksyttävä henkilö. Maksu peritään myös niiden henkilöiden osalta, joita esitetään hyväksyttäväksi, mutta joita poliisi ei pidä sopivana toimimaan järjestyksenvalvontatehtävissä
• tiedot mahdollisesta vastuuvakuutuksesta
• tieto mahdollisesta alkoholin anniskelusta, avotulesta ja musiikin esittämisestä
• suunnitelma liikennejärjestelyistä 
  • liikenteenohjaajiksi esitettävien henkilötiedot: nimi ja henkilötunnus
  • yleisötilaisuuden yhteyteen määrättäviltä tilapäisiltä liikenteenohjaajilta ei edellytetä erillistä koulutusta, mutta heillä on oltava tehtävän edellyttämä asiantuntemus. Tämä voidaan todeta esim. sillä, että henkilöllä on voimassa oleva ajokortti eikä hän ole ajokiellossa.

Poliisille tehtävän ilmoituksen lisäksi yleisötilaisuuksien turvallisuuteen liittyy monia muitakin asioita, joista sinun pitää tehdä ilmoitus eri viranomaisille.

Tällaisia ovat esimerkiksi seuraavat asiat:

• Meluilmoitus tehdään kaupungin / kunnan ympäristönsuojeluviranomaiselle pääsääntöisesti vähintään 30 vuorokautta ennen tilaisuuden alkamista, jos yleisötilaisuus aiheuttaa melua tai tärinää, jonka voidaan olettaa olevan erityisen häiritsevää. 
• Kadunkäyttölupaa haetaan kaupungilta / kunnalta työskenneltäessä kadulla tai muilla yleisillä alueilla. 
• Tilaisuuden järjestäjän tulee tehdä kuluttajaturvallisuusilmoitus valvontaviranomaiselle, jos tilaisuus sisältää merkittävän riskin, mistä voisi aiheutua vaaraa jonkun turvallisuudelle. Tällainen voi olla esimerkiksi tilaisuudessa järjestettävä benji-hyppy.
• Erilaisten tavaroiden ja aineiden myynti saattaa edellyttää lupaa. Esimerkiksi tupakkatuotteita voit myydä yleisötilaisuuksissa vain myyntipaikan sijaintikunnan myöntämällä vähittäismyyntiluvalla. Alkoholin anniskeluun tarvitset anniskeluluvan aluehallintovirastolta. Elintarvikkeiden myynnistä tai tarjoilusta pitää joissakin tapauksissa tehdä ilmoitus kaupungin / kunnan elintarvikeviranomaisille. Tämä ei koske esim. yksityishenkilöitä tai harraste- ja urheiluseuroja, kun kyse on vähäisistä määristä ja myyntiin tai tarjoiluun liittyvät riskit eivät ole elintarvikkeiden osalta korkeita eikä toiminta ole jatkuvaa.
• Lisäksi järjestäjän on laadittava jätehuoltosuunnitelma, jos yleisötilaisuudesta kertyy paljon erilaista jätettä.
• Järjestäjän tulee ilmoittaa saniteettitiloista kaupungin / kunnan terveydensuojeluviranomaisille.

Tilaisuuden järjestämiseen liittyvistä asioista voit aina keskustella tarkemmin paikallisten poliisi- ja pelastusviranomaisten kanssa. Keskusteleminen on suorastaan välttämätöntä, kun olet järjestämässä suurta tapahtumaa. 

Tilaisuuden järjestäjänä vastaat järjestyksen säilymisestä ja yleisön turvallisuudesta tilaisuutesi aikana. Kun ilmoitat poliisille yleisötilaisuudesta, sinun on esitettävä tätä koskeva turvallisuussuunnitelma.

Sinun on tehtävä tapahtumaa koskeva pelastussuunnitelma, jos seuraavat kriteerit täyttyvät: 

• Tapahtumassa arvioidaan olevan läsnä samanaikaisesti vähintään 200 henkilöä (jos yleisönä on erityisryhmä; pienet lapset, vanhukset, liikuntarajoitteiset ym. yli 100 henkilöä).
• Tapahtumassa käytetään avotulta, ilotulitteita tai muita pyroteknisiä tuotteita taikka erikoistehosteina palo- ja räjähdysvaarallisia kemikaaleja.
• Tapahtuma järjestetään sisätilassa, jota ei ole suunniteltu yleisötapahtumiin ja yleisömäärä on yli 100 henkilöä.
• Tapahtumassa on käytössä tilapäismajoitus, kuten koulumajoitus. 
• Tapahtuman poistumisjärjestelyt poikkeavat tavanomaisesta.
• Tapahtuman luonne aiheuttaa erityistä vaaraa ihmisille.
• Pelastussuunnitelma on toimitettava viimeistään 14 vuorokautta ennen tilaisuuden alkamista hyväksyttäväksi alueen pelastusviranomaiselle. Aikaraja on ehdoton. Poliisi edellyttää hyväksytyn pelastussuunnitelman liittämistä yleisötilaisuusilmoitukseen. 

Esitä turvallisuus- ja pelastussuunnitelmassa seuraavat tiedot:

• tapahtuman kuvaus: luonne, järjestäjät, kohderyhmä, ajat, osallistujien määrä (aina)
• tapahtuma-alueen kartta, johon on merkitty anniskelualueet ja muut turvallisuuden kannalta tärkeät kohteet (tarvittaessa)
• turvallisuudesta vastaavat henkilöt ja varahenkilöt yhteystietoineen tapahtuman aikana (aina, ellei sama kuin järjestäjä)
• riskien arviointi
• järjestämispaikan kannalta olennaiset onnettomuuksia ennaltaehkäisevät toimet, joissa otetaan huomioon mm.: 
• poistumistiet (esteettömyys, riittävyys, havaittavuus)
• alkusammutuskalusto (soveltuvuus, määrä, sijoittelu, havaittavuus)
• Pelastuslaitoksen toimintaedellytykset (riittävät pelastustiet, opastus)
• rakenteet, sisusteet ja somisteet (sijoittelu, kestävyys, palamattomuus tai palosuojakäsitelty materiaali)
• vaaralliset aineet, niiden säilyttäminen ja sijoittelu (nestekaasu, polttoaineet, avotuli, pyrotekniikka)
• toimintaohjeet onnettomuus- ja vaaratilanteissa
• vakuutukset
• jos tilaisuudessa on järjestyksenvalvontaa, järjestyksenvalvontasuunnitelma, jossa on otettava huomioon mm.: 
  • järjestyksenvalvonnasta vastaavat yhteystietoineen
  • järjestyksenvalvojien lukumäärä, sijoittuminen ja tehtävät
  • viestijärjestelmä
• jos tilaisuus edellyttää erityisiä liikennejärjestelyjä, liikennesuunnitelma, jossa huomioitava mm. seuraavat tekijät:
  • liikennejärjestelyt
  • tarve katujen sulkemiseen liikenteeltä ja tätä varten tarvittava tienomistajan lupa
  • liikenteenohjaus sekä liikenteen ohjaajat ja heidän tehtävänsä
  • pysäköintijärjestelyt