Offentliga tillställningar

Anmäl den offentliga tillställningen senast fem dygn innan tillställningen äger rum. Tidigare anmälan krävs då det är fråga om tillställningar som kräver trafikarrangemang. Stora evenemang anmäls till och med ett år i förväg.

Förutse och var ute i god tid

Polisen måste ha tillgång till kompletta uppgifter om tillställningen fem dagar innan den äger rum, så att polisen kan ta ställning till om ärendet kan behandlas som en anmälan. Ärendet kräver ett beslut om det behövs andra föreskrifter gällande tillställningen. 

Lämna in anmälan två veckor innan tillställningen äger rum om den behöver trafikledare eller tillfälliga ordningsvakter. Kontakta ortens polisinrättning redan i början av arrangemangen om det är fråga om en stor eller flera dagar lång tillställning. Onödiga och ömsesidiga överraskningar går att undvika genom att diskutera säkerhetsarrangemangen i god tid.

Du kan göra din anmälan i polisens nättjänst (du går till en ny webbplats). En serviceavgift debiteras samtidigt. 

Avgiften är en annan om polisen fattar ett beslut gällande tillställningen. 

Lämna in en anmälan om en offentlig tillställning med en utskrivbar blankett (blankett Muut 05 sv).

Du kan också göra en fritt formulerad anmälan per e-post eller per post till den lokala polisinrättningen. Polisinrättningen skickar en faktura till dig som innehåller serviceavgift. Observera att begäran om eventuella tilläggsuppgifter och bemötande av dessa kräver tillräckligt lång handläggningstid.

Du kan göra en gemensam anmälan för flera likadana tillställningar som ordnas på samma plats, men vid olika tidpunkter. Detta kräver polisens samtycke. Det kan t.ex. vara fråga om danstillställningar som ordnas på sommaren under särskilt angivna helger.

En anmälan eller dess bilagor ska innehålla

• kompletta kontaktuppgifter till arrangören, arrangörens kontaktperson och ansvarspersonerna, även medan tillställningen pågår
• en utredning över tillställningens syfte, program och artister
• plats för tillställningen och samtycke av den som äger eller innehar platsen
• uppskattat antal besökare per dag och uppskattat antal besökare under hela tillställningen (alla dagar sammanlagt)
• datum och tid för tillställningen och en uppskattning av när den avslutas
• utredning över byggtekniska konstruktioner och särskilda anordningar (publikläktare, scenområden, scener, tält, regnskydd, ramper, banor, öppen eld, pyroteknik, ljudåtergivningsanläggningar m.m.)
• en säkerhets- och räddningsplan, som innehåller en plan för ordningsövervakningen och en förteckning över ordningsvakterna 
  • namn, personbeteckning och ordningsvaktskortets nummer, om personen har ett sådant kort
  • ett särskilt beslut fattas och en avgift debiteras för de tillfälliga ordningsvakterna som ska godkännas. Avgiften debiteras också för dem som föreslås för godkännande, men som polisen inte anser vara lämpliga för uppgiften som ordningsvakt.
• uppgifter om en eventuell ansvarsförsäkring
• information om utskänkning av alkohol, öppen eld och musik som framförs
• plan för trafikarrangemangen 
  • personuppgifter för dem som leder trafiken: namn och personbeteckning
  • tillfälliga trafikledare under offentliga tillställningar behöver inte ha särskild utbildning, men de måste ha den sakkunskap som krävs för att utföra uppgiften. Detta kan t.ex. fastställas om personen har ett giltigt körkort och inte har körförbud.

Utöver en anmälan till polisen finns det andra säkerhetsaspekter som är förknippade med offentliga tillställningar, som arrangören måste anmäla om till andra myndigheter. Dessa är till exempel:

• Bulleranmälan lämnas in till stadens/kommunens miljövårdsmyndighet i regel minst 30 dygn innan tillställningen äger rum, om tillställningen orsakar buller eller vibrationer som kan anses vara särskilt störande. 
• Tillstånd att använda allmänna områden behövs om man använder gatan eller andra allmänna områden. Ansökan lämnas in till staden/kommunen. 
• En konsumentsäkerhetsanmälan lämnas in till tillsynsmyndigheten, om tillställningen innehåller betydande risker som kan äventyra någons säkerhet. En sådan kan t.ex. vara bungyjump som ordnas under tillställningen.
• Försäljning av olika föremål och ämnen kan kräva tillstånd. Försäljning av tobaksprodukter under offentliga tillställningar är endast tillåten med detaljhandelstillstånd, som beviljats av den kommun där försäljningsstället är beläget. Servering av alkohol kräver ett utskänkningstillstånd av regionförvaltningsverket. I förplägnadsrörelser eller på andra ställen där det mot betalning hålls mat eller förfriskningar tillgängliga för allmänheten får andra alkoholdrycker inte förtäras än de som serveras med serveringstillstånd. Det är förbjudet att förtära andra alkoholdrycker än sådana som serverats med serveringstillstånd också vid offentliga tillställningar enligt lagen om sammankomster. Platsens ägare, arrangören eller en ordningsvakt får då inte tillåta att alkoholdrycker förtärs på platsen eller tillställningen i fråga.  Försäljning eller servering av livsmedel måste i vissa fall anmälas till stadens/kommunens livsmedelsmyndigheter. Detta gäller t.ex. inte privatpersoner eller fritids- och idrottsklubbar, då det gäller små mängder och när riskerna i samband med försäljningen eller serveringen av livsmedlen inte är betydliga och då verksamheten inte är fortlöpande.
• Arrangören ska också göra upp en avfallshanteringsplan, om det vid en offentlig tillställning uppstår mycket olika slags avfall.
• Arrangören ska anmäla om de sanitära utrymmenas arrangemang till stadens/kommunens hälsoskyddsmyndigheter.
   

Ärenden som gäller anordnande av tillställningar går alltid att diskutera närmare med de lokala polis- och räddningsmyndigheterna. Då du arrangerar en stor tillställning är det i själva verket oftast nödvändigt att föra en diskussion med myndigheterna på förhand. 

I egenskap av arrangör för en tillställning ansvarar du för upprätthållande av ordningen och för publikens säkerhet medan tillställningen pågår. Då du anmäler en offentlig tillställning för polisen måste du lägga fram en säkerhetsplan för denna.

Tillställningen ska ha en räddningsplan om 

• minst 200 besökare beräknas vara på plats samtidigt under tillställningen
• öppen eld, fyrverkerier eller andra pyroteknik förekommer under tillställningen, eller om brand- eller explosionsfarliga kemikalier används för specialeffekter
• tillställningen har tillfällig inkvartering, såsom inkvartering i skola
• utrymningsarrangemangen avviker från det sedvanliga
• tillställningens natur utgör särskild fara för människor
• räddningsplanen ska lämnas in för godkännande till den lokala räddningsmyndigheten senast 14 dygn innan tillställningen inleds. Tidsgränsen är absolut. Polisen förutsätter att den godkända räddningsplanen bifogas till den offentliga tillställningens anmälan. 

Säkerhets- och räddningsplanen ska innehålla

• en beskrivning av tillställningen: typ, arrangörer, målgrupp, tidpunkter, antal deltagare (ovillkorligen)
• karta över området där tillställningen äger rum, med markerade utskänkningsplatser och andra punkter som är viktiga för säkerheten (vid behov)
• de säkerhetsansvariga personernas och deras ersättares kontaktuppgifter under tillställningen (ovillkorligen, om personerna är andra än arrangörerna)
• en riskbedömning
• åtgärder för att förebygga olyckor på tillställningsplatsen, med beaktande av bl.a. 
• utrymningsvägar (hinderfrihet, tillräckligt antal, märkning)
• utrustning för förstahandssläckning (lämplighet, mängd, placering, märkning).
• åtkomst för räddningsverket (tillräckliga räddningsvägar, handledning)
• konstruktioner, inredningar och dekorationer (placering, hållbarhet, brandsäkerhet eller brandsäkra material)
• förvaring och placering av farliga ämnen (gas, bränslen, öppen eld, pyroteknik)
• anvisningar för olycksfall och tillbud
• försäkringar
• ordningsövervakningsplan, om tillställningen har ordningsövervakning. Planen ska beakta bl.a. 
  • uppgifter om dem som svarar för ordningsövervakningen, inklusive kontaktuppgifter
  • antal ordningsvakter, deras placering och uppgifter
  • kommunikationssystem
• en trafikplan, om det krävs särskilda transportarrangemang. Planen ska beakta bl.a.
  • trafikarrangemang
  • behov av att stänga gator för trafik, och för detta ändamål erforderligt tillstånd av vägens ägare
  • trafikledning samt trafikledarna och deras uppgifter
  • parkeringsarrangemang

Polisstyrelsen har tillsatt en styrgrupp som är specialiserad på evenemangssäkerhet i anslutning till offentliga tillställningar och som har till uppgift att effektivisera informationsgången mellan myndigheterna i anslutning till offentliga tillställningar, främja den regionala jämlikheten mellan olika evenemangsarrangörer och utarbeta styrbrev gällande olika myndigheter. Styrgruppen består av närmare 20 medlemmar, som på ett täckande sätt representerar olika myndigheter från olika delar av Finland. 

I Finland ordnas årligen tiotusentals offentliga tillställningar som besöks av tiotals miljoner människor. Arrangören av en offentlig tillställning ska se till att ordningen och säkerheten upprätthålls och att lagen följs under tillställningen. Samhällets uppgift är att säkerställa och trygga utövandet av mötesfriheten samt att trygga den övergripande säkerheten under evenemang. 

Med övergripande säkerhet avses att en offentlig tillställning genomförs så att säkerheten upprätthålls även utanför det offentliga tillställningsområdet. Med tanke på den övergripande säkerheten är det viktigt att se till att arrangörerna uppfyller sina lagstadgade skyldigheter till exempel i fråga om upprätthållande av ordning, räddningssäkerhet och beredskap för första hjälpen. Det är de olika myndigheternas ansvar att övervaka genomförandet av detta.

En av styrgruppens uppgifter är att utfärda rekommendationsbrev som syftar till att förenhetliga myndigheternas praxis i Finland.

Rekommendationsbrev från den riksomfattande styrgruppen för offentliga tillställningar:

• Rekommendationsbrev 1-2023 Förordnande av trafikledare för tillställningar
• Rekommendationsbrev 2-2023 Rörliga tillställningar
• Rekommendationsbrev 4-2023 Kontroll av första hjälpen-planer för offentliga tillställningar