Työryhmän tehtävänä on ollut tehdä selvitys poliisin hallinto- ja tukitoimien keskittämismahdollisuuksista ja esittää vaihtoehtoisia malleja keskitetystä hallintomallista. Työryhmän tehtävänä oli selvittää yhtenä vaihtoehtona yhden viraston malliin siirtyminen. Työryhmä on kuvannut tämän raportin liitteenä olevassa väliraportissa aluksi kunkin tarkasteltavan hallinto- ja tukitoimintojen nykytilan. Tarkastelussa ovat olleet mukana nykyiset, Pora III:n HALE- linjausten jälkeen syntyneet prosessit, niiden toimivuus ja käytössä olevat resurssit. Lisäksi työryhmä on arvioinut kunkin tehtäväkokonaisuuden prosesseja ja analysoinut nykytilanteen vahvuudet, mahdollisuudet, heikkoudet ja uhat. Työryhmä on tarkastellut toimeksiannon mukaisia tulevaisuuden vaihtoehtoja väliraportissa toiminnallisuuden näkökulmasta. Työryhmä on katsonut, että on oikein punnita ensin työprosessit, niiden kehittämisellä aikaansaatava toiminnan tehostuminen, ja vasta sen jälkeen arvioida vaihtoehtojen HTV - muutoksia. Työryhmän tarkastelemat vaihtoehtoiset mallit olivat nykyisessä mallissa yksiköiden sisällä hallinto- ja tukitoimintojen edelleen keskittäminen, tehtävien keskittäminen valtakunnalliseksi tehtäväksi jollekin yksikölle, Poliisin Palvelukeskuksen perustaminen, yhden viraston malli ja muut vaihtoehdot, esimerkiksi Palkeiden laajempi hyödyntäminen hallinto - ja tukitoiminnoissa. Työryhmä on tarkastellut vaihtoehtoja ainoastaan hallinto- ja tukitoimintojen järjestämisen näkökulmasta, ei laajemmin kokonaisuuden järjestämisen taikka johtamisjärjestelmien kannalta. Tietyt vaihtoehdot vaativat laajaa jatkoselvitystä. Jo tässä vaiheessa on tullut toiminnallisuuden osalta esille, että liian pitkälle menevä hallinto- ja tukitehtävien karsiminen saattaa aiheuttaa riskin näiden toimintojen valumisesta operatiiviseen toimintaan. Loppuraportissa työryhmä on esittänyt tarkemman arvioinnin väliraportissa esitettyjen vaihtoehtojen toiminnallisesta kokonaisuudesta, toiminnallisuustarkastelun salliman tehtäväjaon eri tehtäväkokonaisuuksissa, selvityksen poliisin hallintorakenneuudistuksen kolmannen vaiheen tavoitteiden saavuttamisesta ja hallinto- ja tukitoimintojen tämän hetken resursseista sekä näkemyksensä eri mallien arvioiduista HTV - muutoksista ja kustannusvaikutuksista. Osa taloushallinnon ja henkilöstöhallinnon, materiaalihallinnon ja hankintatoimen, tietohallinnon, ja toimitilahallinnon tehtäväkokonaisuuksista olisivat keskitettävissä. Kaikki tehtävät, joissa ei ole paikka- tai organisaatiosidonnaisuutta, kuuluvat tähän kokonaisuuteen. Keskitettävissä oleva määrä riippuu tehtäväalueesta. Tästä näkemyksestä huolimatta päivittäistä ja nopeaa päätöksentekoa edellyttävät asiat on välttämätöntä järjestää toimintayksiköihin kaikissa vaihtoehdoissa. Paikallistuntemuksen tarve edellyttää toiminnan hajauttamista toimintayksiköihin. Tarkasteltavista tukitoiminnoista talous- ja henkilöstöhallinto muodostavat suurimman tehtäväalueen, johon on teoreettisesti mahdollista kohdistaa HTV -vähennyksiä. Kieku - järjestelmän käyttöönotto kuitenkin vaikeuttaa tässä vaiheessa asian arviointia. Muiden toimintojen osalta säästömahdollisuudet ovat hyvin pieniä. Poliisilla on ollut vuodesta 2009 alkaen kolme merkittävää hallintorakenneuudistusta, josta kolmannen vaiheen (Pora III) toimeenpano on kesken. Kansallisessa ja kansainvälisessä vertailussa poliisin hallinto- ja tukitoimintojen resursointi on jo nyt varsin tehokasta. Työryhmän selvitys osoittaa, ettei poliisihallinnon hallinto- ja tukitoimintojen valtakunnallisella keskittämisellä olisi odotettavissa merkittäviä HTV -vähennyksiä. Keskittämisellä voisi luonnollisesti olla vaikutusta yhdenmukaisten toimintatapojen kehittymiseen. Työryhmän selvityksen mukaan nykyisen hallintomallin kehittämisellä Poliisin hallintorakenneuudistuksen kolmannen vaiheen (Pora III) tavoitteiden mukaiseksi ja sen edelleen kehittämisellä voitaisiin saada vähintään samansuuruista tuottavuutta kuin hallinto- ja tukitoimintojen valtakunnallisella keskittämisellä. Sen sijaan valtakunnallinen keskittäminen edellyttäisi merkittäviä ja aikaa vieviä rakenteellisia uudistuksia ja sen myötä lisäkustannuksia hallinnolle. Merkittävät rakenteelliset ratkaisut sisältävät samalla riskin kustannusvastaavuuden kokonaisuuden heikkenemisestä paikallisissa toimintayksiköissä. Työryhmän selvitys osoittaa, että hallintoja tukitoimintojen kehittämistä olisi perusteltua jatkaa nykyisen hallintorakenteen pohjalta. POLIISIHALLITUS KUVAILULEHTI Julkaisun päivämäärä 12.8.2015 Poliisin hallinto- ja tukitoimintojen keskittäminen 5 Palaa sisällysluetteloon Tekijät Hallinto- ja tukitoimintojen keskittämistä selvittävä työryhmä Puheenjohtajana Poliisihallituksen resurssijohtaja Jyrki Wasastjerna Sihteereinä: Henkilöstösuunnittelija Ilona Jokinen Poliisihallituksesta Rikosylitarkastaja Kari Heimonen Itä-Suomen poliisilaitoksesta Julkaisun laji Selvitystyö Toimeksiantaja Poliisihallitus/poliisiylijohtaja Mikko Paatero Toimielimen asettamispäivä 10.11.2014 POL - 2014 - 13100 Julkaisun nimi Loppuraportti; hallinto- ja tukitoimintojen keskittäminen, tehtäväkokonaisuuksien toiminnalliset keskittämisvaihtoehdot ja niiden resurssivaikutukset Julkaisun osat Työryhmän esitys, liitteitä 1 Tiivistelmä Työryhmän tehtävänä on ollut tehdä selvitys poliisin hallinto- ja tukitoimien keskittämismahdollisuuksista ja esittää vaihtoehtoisia malleja keskitetystä hallintomallista. Työryhmän tehtävänä oli selvittää yhtenä vaihtoehtona yhden viraston malliin siirtyminen. Työryhmä on kuvannut tämän raportin liitteenä olevassa väliraportissa aluksi kunkin tarkasteltavan hallinto- ja tukitoimintojen nykytilan. Tarkastelussa ovat olleet mukana nykyiset, Pora III:n HALE- linjausten jälkeen syntyneet prosessit, niiden toimivuus ja käytössä olevat resurssit. Lisäksi työryhmä on arvioinut kunkin tehtäväkokonaisuuden prosesseja ja analysoinut nykytilanteen vahvuudet, mahdollisuudet, heikkoudet ja uhat. Työryhmä on tarkastellut toimeksiannon mukaisia tulevaisuuden vaihtoehtoja väliraportissa toiminnallisuuden näkökulmasta. Työryhmä on katsonut, että on oikein punnita ensin työprosessit, niiden kehittämisellä aikaansaatava toiminnan tehostuminen, ja vasta sen jälkeen arvioida vaihtoehtojen HTV - muutoksia. Työryhmän tarkastelemat vaihtoehtoiset mallit olivat nykyisessä mallissa yksiköiden sisällä hallinto- ja tukitoimintojen edelleen keskittäminen, tehtävien keskittäminen valtakunnalliseksi tehtäväksi jollekin yksikölle, Poliisin Palvelukeskuksen perustaminen, yhden viraston malli ja muut vaihtoehdot, esimerkiksi Palkeiden laajempi hyödyntäminen hallinto - ja tukitoiminnoissa. Työryhmä on tarkastellut vaihtoehtoja ainoastaan hallinto- ja tukitoimintojen järjestämisen näkökulmasta, ei laajemmin kokonaisuuden järjestämisen taikka johtamisjärjestelmien kannalta. Tietyt vaihtoehdot vaativat laajaa jatkoselvitystä. Jo tässä vaiheessa on tullut toiminnallisuuden osalta esille, että liian pitkälle menevä hallinto- ja tukitehtävien karsiminen saattaa aiheuttaa riskin näiden toimintojen valumisesta operatiiviseen toimintaan. Loppuraportissa työryhmä on esittänyt tarkemman arvioinnin väliraportissa esitettyjen vaihtoehtojen toiminnallisesta kokonaisuudesta, toiminnallisuustarkastelun salliman tehtäväjaon eri tehtäväkokonaisuuksissa, selvityksen poliisin hallintorakenneuudistuksen kolmannen vaiheen tavoitteiden saavuttamisesta ja hallinto- ja tukitoimintojen tämän hetken resursseista sekä näkemyksensä eri mallien arvioiduista HTV - muutoksista ja kustannusvaikutuksista. Osa taloushallinnon ja henkilöstöhallinnon, materiaalihallinnon ja hankintatoimen, tietohallinnon, ja toimitilahallinnon tehtäväkokonaisuuksista olisivat keskitettävissä. Kaikki tehtävät, joissa ei ole paikka- tai organisaatiosidonnaisuutta, kuuluvat tähän kokonaisuuteen. Keskitettävissä oleva määrä riippuu tehtäväalueesta. Tästä näkemyksestä huolimatta päivittäistä ja nopeaa päätöksentekoa edellyttävät asiat on välttämätöntä järjestää toimintayksiköihin kaikissa vaihtoehdoissa. Paikallistuntemuksen tarve edellyttää toiminnan hajauttamista toimintayksiköihin. Tarkasteltavista tukitoiminnoista talous- ja henkilöstöhallinto muodostavat suurimman tehtäväalueen, johon on teoreettisesti mahdollista kohdistaa HTV -vähennyksiä. Kieku - järjestelmän käyttöönotto kuitenkin vaikeuttaa tässä vaiheessa asian arviointia. Muiden toimintojen osalta säästömahdollisuudet ovat hyvin pieniä. Poliisilla on ollut vuodesta 2009 alkaen kolme merkittävää hallintorakenneuudistusta, josta kolmannen vaiheen (Pora III) toimeenpano on kesken. Kansallisessa ja kansainvälisessä vertailussa poliisin hallinto- ja tukitoimintojen resursointi on jo nyt varsin tehokasta. Työryhmän selvitys osoittaa, ettei poliisihallinnon hallinto- ja tukitoimintojen valtakunnallisella keskittämisellä olisi odotettavissa merkittäviä HTV -vähennyksiä. Keskittämisellä voisi luonnollisesti olla vaikutusta yhdenmukaisten toimintatapojen kehittymiseen. Työryhmän selvityksen mukaan nykyisen hallintomallin kehittämisellä Poliisin hallintorakenneuudistuksen kolmannen vaiheen (Pora III) tavoitteiden mukaiseksi ja sen edelleen kehittämisellä voitaisiin saada vähintään samansuuruista tuottavuutta kuin hallinto- ja tukitoimintojen valtakunnallisella keskittämisellä. Sen sijaan valtakunnallinen keskittäminen edellyttäisi merkittäviä ja aikaa vieviä rakenteellisia uudistuksia ja sen myötä lisäkustannuksia hallinnolle. Merkittävät rakenteelliset ratkaisut sisältävät samalla riskin kustannusvastaavuuden kokonaisuuden heikkenemisestä paikallisissa toimintayksiköissä. Työryhmän selvitys osoittaa, että hallintoja tukitoimintojen kehittämistä olisi perusteltua jatkaa nykyisen hallintorakenteen pohjalta.