Tietosuojaseloste Pohjanmaan poliisilaitos; Ilmottautumiset tapahtumiin

POL-2019-47708, ID-21300750, 5.5.2021

1. Tietosuojaseloste
   Ilmoittautumiset tapahtumiin
    
2. Rekisterinpitäjä
   Pohjanmaan poliisilaitos
   Korsholmanpuistikko 45, 65100 VAASA
   Sähköposti: kirjaamo.pohjanmaa@poliisi.fi 
    
3. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
   Yhteyshenkilönä toimii Hallintopäällikkö Carita Ylipelkonen
    
4. Poliisin tietosuojavastaava
   Pohjanmaan poliisilaitos
   Jani Kantokoski, turvallisuuspäällikkö
   Yhteystiedot, ks. kohta 2
    
5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset sekä käsittelyn oikeusperuste
   Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on Pohjanmaan poliisilaitoksen lähetettyjen avointen työhakemusten ylläpito.
   
   Henkilötietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun (yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artikla 1 kohta a, b alakohdat).
    
6. Käsiteltävät henkilötietoryhmät ja henkilötiedot
   Rekisteröityjä ovat Pohjanmaan poliisilaitokseen avoimen työhakemuksen jättäneet henkilöt.
   
   Luetteloon voidaan kerätä seuraavia rekisteröidyltä itseltään saatavia tietoja:
   
   - Etu- ja sukunimi
   - Sähköpostiosoite
   - Puhelinnumero
   - Toiveet virkapaikasta
   - Toiveet sektorista, yksiköstä
   - Hakemus
   
   Poliisilaitos noudattaa henkilötietoja kerätessään yleisen tietosuoja-asetuksen edellyttämää tietojen minimoinnin periaatetta. Luetteloon kerätään rekisteröidyltä saadut tiedot, jotka ovat tarpeen avointen hakemusten hyödyntämistä varten. 
    
7. Henkilötietojen vastaanottajat
   Henkilötietoja ei säännönmukaisesti luovuteta poliisilaitoksen ulkopuolelle. 
    
8. Tietojen siirrot kolmansiin maihin
   Henkilötietoja ei luovuteta tai siirretä kolmansiin maihin.
    
9. Tietojen säilyttäminen ja poistaminen
   Poliisilaitos käsittelee henkilötietoja ½ vuotta hakemuksen saapumisesta tai sen uudistamisesta, enintään kuitenkin siihen saakka, kun henkilö tulee nimitetyksi. 
   
   Hakijoiden tiedot poistetaan edellä mainitussa käsittelyaikataulussa.
   
   Mahdolliset paperikopiona olevat tiedot poistetaan samalla, kun tiedot poistetaan sähköisiltä alustoilta.
    
10. Henkilötietojen suojaaminen
    Henkilötietoja poliisilaitoksessa käsittelevät vain rekrytointiin osallistuvat henkilöt.
    
    Poliisissa oikeudet tietojärjestelmien käyttöön varmistetaan käyttövaltuushallinnalla. Henkilötietoja käsittelevät kirjautuvat tietojärjestelmiin virkamiehen asiointikortilla siihen liittyvää varmennetta käyttäen.
    
    Sähköisessä muodossa olevat tiedot ovat teknisesti ja organisatorisesti suojattu ulkopuoliselta käytöltä. Mahdollisia sähköisestä järjestelmästä otettuja paperisia tulosteita säilytetään lukituissa tiloissa.
     
11. Rekisteröidyn oikeudet
    Oikeus saada pääsy tietoihinsa (tarkastusoikeus) ja tarkastusoikeuden käyttäminen (15 artikla)
    
    Rekisteröidyllä on oikeus saada tieto siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja tai tieto siitä, että tietoja ei käsitellä.
    
    Tarkastusoikeutta koskeva pyyntö osoitetaan rekisterinpitäjälle (yhteystiedot tämän selosteen kohdassa 2). Tarkastusoikeuden käyttämiseksi rekisteröidyn on ilmoitettava tarkastusoikeuden toteuttamiseksi tarvittavat tiedot, esimerkiksi nimi ja tietyn tapahtuman tiedot.
    
    Tarvittaessa rekisterinpitäjällä on oikeus pyytää rekisteröidyltä lisätietoja henkilöllisyyden varmentamiseksi.
    
    Oikeus tietojen oikaisemiseen ja oikeus tietojen poistamiseen (16 ja 17 artiklat)
    
    Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojensa oikaisua ja tietojensa poistamista. Tietojen oikaisua tai poistamista koskeva pyyntö esitetään kirjallisesti rekisterinpitäjälle (kohta 2). Pyynnön yhteydessä rekisteröidyn on esitettävä, miltä osin tiedot ovat virheellisiä tai millä perusteella tiedot on poistettava.
    
    Oikeus rajoittaa tietojen käsittelyä (18 artikla)
    
    Rekisteröidyllä on tietyissä tilanteissa oikeus rajoittaa tietojensa käsittelyä.
    
    Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista esimerkiksi seuraavissa tilanteissa:
    - rekisteröity kiistää henkilötietojensa paikkansapitävyyden
    - henkilötietojen käsittely on lainvastaista, mutta rekisteröity vastustaa henkilötietojensa poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista
    - rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
    
    Rajoittamista koskeva pyyntö osoitetaan rekisterinpitäjälle.
    
    Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä
    
    Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella.
    
    Rekisteröidyn vastustaessa henkilötietojen käsittelyä, rekisterinpitäjän on lopetettava henkilötietojen käsittely, paitsi jos
    - rekisterinpitäjä voi osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet, tai
    - käsittely on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
    
    Henkilötietojen vastustamisoikeutta koskeva pyyntö osoitetaan rekisterinpitäjälle.
     
12. Oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi
    Jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan henkilötietoja koskevaa lainsäädäntöä, rekisteröidyllä on oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.
    
    Tietosuojavaltuutetun toimiston yhteystiedot
    
    Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki
    Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6. krs, 00520 Helsinki
    Puhelin: 0295 666 700
    Sähköposti: tietosuoja@om.fi 
    Verkkosivut: www.tietosuoja.fi
     
13. Tietosuojaselosteen saatavillapito
    Tietosuojaseloste on rekisteröidyn saatavilla poliisilaitoksen internet -sivulla.
    
    Tietosuojaseloste talletetaan poliisin hallinnollisen asiankäsittelyn asianhallinta-, päätöksenteko- ja arkistointijärjestelmään (Acta).