Huolellinen suunnittelu säästää tapahtumajärjestäjän aikaa ja rahaa – ilmoita tapahtumasta poliisille ajoissa

Oulun kulttuuripääkaupunkivuosi 2026 näkyy poliisin lupapalveluissa yleisötilaisuuksien kasvaneina ilmoitusmäärinä. Poliisi toivoo, että tapahtumajärjestäjät olisivat ajoissa liikkeellä yleisötilaisuusilmoitusten kanssa. Huolellinen tapahtumasuunnittelu säästää myös järjestäjän rahoja.

Oulun poliisilaitoksen lupapalvelut muistuttaa, että yleisötilaisuuksista on ilmoitettava hyvissä ajoin poliisille ja pelastuslaitokselle. Kokoontumis- ja pelastuslaissa on säädetty määräajat, joiden puitteissa yleisötilaisuuden pelastussuunnitelma on toimitettava pelastuslaitokselle ja ilmoitus yleisötilaisuudesta poliisille. Oulussa käsittelyruuhkaa voi aiheuttaa vuoden 2026 kulttuuripääkaupunkivuosi, joka lisää tapahtumien määrää huomattavasti. 

 - Suurten tapahtumien järjestäjät ovat yleensä viranomaisiin yhteydessä jo vuotta ennen tapahtumaa. Ajoissa kannattaa olla liikkeellä, sillä poliisi voi tehdä päätöksen viimesijaisena keinona yleisötilaisuuden kieltämisestä, jos tapahtuman järjestäjä ei täytä velvoitteita. Mitä aiemmin hoitaa ilmoitusasiat kuntoon, sitä enemmän on aikaa korjata mahdollisia puutteita, toteaa ylikonstaapeli Heikki Viittala Oulun poliisilaitoksen lupavalvonnasta.

Hyvä suunnittelu säästää tapahtumajärjestäjän rahaa

Yleisötilaisuuksista on ilmoitettava poliisille vähintään viisi vuorokautta aiemmin. Jos tilaisuus edellyttää liikennejärjestelyitä, on suositeltavaa tehdä ilmoitus aiemmin.

- Pääsääntöisesti kaikista yleisötilaisuuksista on ilmoitettava poliisille. Ilmoitusta ei kuitenkaan tarvita, jos kyseessä on tapahtuma, josta ei aiheudu haittaa sivullisille tai liikenteelle. Myös tilaisuuden paikka tai yleisön määrän vähäisyys voi toimia perusteena sille, että tapahtumasta ei tarvitse ilmoittaa, Viittala sanoo.

Vuonna 2026 poliisin lupapalveluissa on maksuasetuksen muutoksen vuoksi otettu käyttöön erityisen vaativa yleisötilaisuuspäätös muiden yleisötilaisuuspäätösten rinnalle.

- Yleisötilaisuuspäätöksen hintahaarukka on vuonna 2026 67 € - 900 €. Hinta vaihtelee sen mukaan, kuinka paljon poliisin on osallistuttava esimerkiksi etukäteiskatselmuksiin ja -neuvotteluihin, tehtävä täydennyspyyntöjä hakemukseen tai ohjeistettava tapahtumailmoituksen laatimisessa. Huolellisella tapahtumasuunnittelulla voi säästää rahaa, toteaa Viittala.

Huolellisella etukäteissuunnittelulla välttyy siis korkeammilta yleisötilaisuuspäätöksen maksuilta. 

- Vanha sanonta pätee tässäkin: Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty. Kun suunnitelmat ja luvat ovat kunnossa, säästyy aikaa ja vaivaa muuhun tapahtumajärjestelyssä, Viittala sanoo.