Henkilötietojen käsittely poliisissa

Yleiset periaatteet: Rekisterinpitäjän on käsiteltävä henkilötietoja rekisteröidyn oikeuksia ja vapauksia kunnioittavalla tavalla. Tietosuojasta ja tietoturvallisuudesta huolehtiminen on poliisin lakisääteinen tehtävä.
EU:n yleisessä tietosuoja-asetuksessa säädetään henkilötietojen käsittelyä koskevista tietosuojaperiaatteista, jotka ohjaavat rekisterinpitäjää.

Asetuksessa mainittuja henkilötietojen käsittelyä koskevia tietosuojaperiaatteita ovat:

• käsittelyn lainmukaisuus, kohtuullisuus ja läpinäkyvyys
• käyttötarkoitussidonnaisuus
• tietojen minimointi
• tietojen täsmällisyys
• tietojen säilytyksen rajoittaminen
• tietojen eheys ja luottamuksellisuus
• rekisterinpitäjän osoitusvelvollisuus

Käytännössä lainmukainen toiminta on helpoiten osoitettavissa erilaisten teknisten, hallinnollisten tai organisatoristen toimenpiteiden sekä huolellisen suunnittelun ja dokumentaation avulla.

Poliisissa tietoturvallisuuden ja tietosuojan hallintaa seurataan ja valvotaan suunnitelmallisesti. Tietoturvallisuuden ja tietosuojan toteutumisesta raportoidaan säännöllisesti.

Seuraavat tietosuojaperiaatteet ohjaavat kaikkea poliisin henkilötietojen käsittelytoimintaa:

1. Henkilötietojen käsittely poliisissa perustuu lakiin ja poliisin tehtäviin. 

Henkilötietoja käsitellään poliisille säädettyjen tehtävien suorittamiseksi ja toimivaltuuksien käyttämiseksi laissa määritellyssä tarkoituksessa ja laajuudessa.

Poliisi huolehtii, että käsiteltävät henkilötiedot ovat riittäviä, olennaisia ja lailliseen käyttötarkoitukseensa tarpeellisia. Henkilötietojen käsittely poliisissa suunnitellaan ja ohjeistetaan huolellisesti.

2. Henkilötietoja käsitellään läpinäkyvällä tavalla.

Henkilötietoja käytetään vain määriteltyihin ja rekisteröidylle informoituihin tarkoituksiin. Poliisin henkilörekistereistä ja rekisteröidyn oikeuksista informoidaan kattavasti.

Poliisin keräämät henkilötiedot, niiden käsittelyn tarkoitus, käsittelymenetelmät ja suojaustavat sekä rekisteröidyn oikeudet kuvataan.

3. Tietojen laadusta ja rekisteröityjen oikeuksista huolehditaan.

Poliisi huolehtii vastuullisesti henkilötietojen oikeellisuudesta ja ajantasaisuudesta. Rekisteröidylle tarjotaan mahdollisuus käyttää tarkastusoikeuttaan ja vaatia tietojaan korjattavaksi.

Henkilötietojen käsittelystä poliisi.fi -sivulla 

Sinulla on oikeus saada läpinäkyvää informaatiota henkilötietojesi käsittelystä. Rekisterinpitäjän on annettava tiedot tiiviisti esitetyssä, läpinäkyvässä, helposti ymmärrettävässä ja saatavilla olevassa muodossa.

Läpinäkyvän ja avoimen informoinnin toteuttamiseksi kerromme poliisi.fi-sivulla siitä, miten poliisissa käsitellään henkilötietoja.

Löydät poliisi.fi -sivulta tiedon siitä

• mitä henkilötietojasi käsitellään
• mihin tarkoitukseen henkilötietojasi käsitellään
• henkilötietojesi säilytysajat
• miten henkilötietosi suojataan
• mihin henkilötietojasi luovutetaan
• rekisterinpitäjän yhteystiedot
• tietosuojavastaavan yhteystiedot

Lisäksi löydät tiedon siitä

• miten voit tarkastaa tietosi
• milloin tietojesi tarkastusoikeutta voidaan rajoittaa
• miten saat tietosi korjattua
• miksi lokitietoja käsitellään
• miten poliisi rekisterinpitäjänä huolehtii oikeuksistasi
• miten voit hakea tutkimuslupaa poliisin aineistoon.

Sivuston tietoja päivitetään tarvittaessa ajantasaisen informaation tarjoamiseksi.

Lokitietojen käsittely poliisissa

Lokitietoja käsitellään poliisissa suunnitelmallisesti ja huolellisesti. Lokituksen tavoitteena on poliisin toiminnan laillisuuden osoittaminen ja tietoturvan toteutuminen.

Lokien keräämisen tavoitteena on mahdollistaa:

• säädösten mukaisen käytön valvominen
• väärinkäytösten ja tietoturvahäiriöiden selvittäminen
• järjestelmän virheiden selvittäminen
• käyttömäärien tilastoiminen.

Lokitietojen hallinta kattaa koko lokin elinkaaren: keräämisen, käsittelyn, säilyttämisen, luovuttamisen ja poistamisen.

Lokitietojen suunnitelmallinen ja huolellinen käsittely on tärkeää poliisin tietojärjestelmäympäristön asianmukaiseksi suojaamiseksi ja poikkeamatilanteiden selvittämiseksi.

Lisäksi se on tärkeää sekä tietojärjestelmiin rekisteröidyn että tietoja käsittelevän oikeusturvan toteuttamiseksi.

Tarkastusoikeus lokitietoihin

Lokitiedot muodostavat henkilörekisterin. Käyttölokiin tallentuvat tiedot ovat tietojärjestelmien käyttäjien tietoja.

Tietosuojalainsäädännön mukainen tarkastusoikeus koskee rekisteröityä itseään koskevia tietoja. Sinulla ei siten ole tarkastusoikeutta poliisin käyttölokijärjestelmän tietoihin, koska lokitiedot eivät ole sinua itseäsi koskevia tietoja.

Tiedonsaantioikeus lokitiedoista julkisuuslain perusteella

Rekisteröidyllä voi olla oikeus julkisuuslain 11 §:ssä tarkoitetun asianosaisaseman perusteella saada tietoja käyttölokijärjestelmästä.

Julkisuuslain 11 § ei mahdollista tiedonsaantioikeutta siinä tilanteessa, jossa lokitietoja pyytäjä vasta epäilee, että häntä koskevien poliisin tietojärjestelmiin sisältyvien tietojen käyttäminen ei ole ollut asianmukaista (KHO:2014:69).

Lokitietoja koskeva asianosaisen tiedonsaantioikeus voi perustua vain siihen, että tiedot vaikuttavat tai ovat voineet vaikuttaa jonkin poliisissa vireillä olevan tai olleen, tiedon pyytäjää koskevan asian käsittelyyn (KHO:2014:69).

Rikosrekisteri ja turvallisuusselvitykset

Rikosrekisteriä ylläpitää oikeusministeriön alainen Oikeusrekisterikeskus.

Rikosrekisteriä ja rikosrekisteritietojen luovuttamista koskevat tiedot löytyvät Oikeusrekisterikeskuksen sivuilta.

Oikeus saada rekisteröityä itseään koskevia tietoja on rajoitettu. Rikostaustaotteen lisäksi voit saada itseäsi koskevan otteen viisumia, työlupaa, oleskelulupaa tai muuta siihen verrattavaa syytä varten esitettäväksi ulkomaan viranomaiselle. Rikostaustaote on maksullinen.

Turvallisuusselvitykset

Turvallisuusselvitys on viranomaisen suorittama rekisteritarkistus. Sillä pyritään ennalta ehkäisemään hankkeet ja rikokset, joilla voitaisiin vahingoittaa esimerkiksi valtion sisäistä turvallisuutta, julkista taloutta tai erityisen merkittävää yksityistä taloudellista etua. Lisäksi turvallisuusselvitys voidaan tehdä kansainvälisen velvoitteen perusteella.

Turvallisuusselvitys voidaan tehdä suppeana, perusmuotoisena tai laajana riippuen suojattavan edun ja tehtävän merkityksestä. Turvallisuusselvityksen kohteen antama kirjallinen suostumus on selvityksen tekemisen ehdoton edellytys. Turvallisuusselvitykset tekee suojelupoliisi.

Suppeilla turvallisuusselvityksillä selvitetään, voidaanko henkilölle työtehtävissään järjestää oikeus päästä tiettyyn paikkaan tai tiettyyn tilaan. Perusmuotoisia ja laajoja turvallisuusselvityksiä tehdään sen selvittämiseksi, voidaanko henkilölle järjestää oikeus tiettyyn tietoon työtehtävissään.

Perusmuotoisia turvallisuusselvityksiä tehdään yrityksille ja viranomaisille, laajoja vain viranomaisille.

Pääesikunta vastaa kaikista puolustushallinnon alaan kuuluvista turvallisuusselvityksistä.
 

Rikosrekisteriotehakemuksen voit jättää sähköisesti oikeushallinnon asiointipalvelussa

Suojelupoliisin sivuilla on lisätietoa turvallisuusselvityksistä