Ajoissa tehty yhteydenotto auttaa tapahtumajärjestäjää yleisötilaisuuden suunnittelussa
Kesätapahtumat lähestyvät hyvää vauhtia. Länsi-Uudenmaan poliisi muistuttaa keväiseen tapaansa, että järjestäjien tulee huolehtia lupa-asiat kuntoon ajoissa.
Ilmoituksen yleisötapahtumasta voi tehdä monella eri tavalla
Tilaisuus tai tapahtuma on yleisötilaisuus silloin, kun se on avoin kenelle tahansa joko ilmaiseksi tai pääsylipun ostamalla. Tyypillisiä yleisötilaisuuksia ovat erityisesti ulkona pidettävät konsertit, messut ja markkinat, urheilukilpailut, näytökset ja yleisölle suunnatut juhlat.
− Suosituin tapa ilmoittaa yleisötilaisuudesta on poliisin verkkoasioinnin kautta. Ilmoituksen voi kuitenkin tehdä myös sähköpostitse tai postitse. Länsi-Uudenmaan alueella poliisiin voi olla yhteydessä sähköpostilla lupahallinto.lansi-uusimaa@poliisi.fi, esittelee lupaesimies Piia Näsänen.
Yleisötilaisuuden järjestäjän on hankittava järjestämispaikan omistajan tai haltijan suostumus paikan käyttämiseen tilaisuutta varten. Järjestäjän on lisäksi hyvä ottaa yhteyttä järjestämispaikan poliisiin ja selvittää paikallinen kanta.
Ainakin seuraavista tilaisuuksista on syytä tehdä ilmoitus:
- suuret tapahtumat (useita satoja osallistujia)
- yleisten paikkojen (varsinkin liikenneväylät) ulkotapahtumat
- erityisryhmille suunnatut tilaisuudet
- myöhäisiltaan tai yöhön kestävät tapahtumat (kello 22.00 jälkeen)
- tapahtumassa tarvitaan järjestyksenvalvontaa tai liikenteenohjausta
- tapahtumassa on anniskelua
- tapahtuma vaatii pelastussuunnittelua (kyseessä yli 200 henkilön tilaisuus)
- tilaisuudet, jotka herättävät voimakkaita tunteita (on vaarana, että tilaisuutta häiritään).
Milloin poliisin tulee saada tieto tapahtumasta?
Kokoontumislain mukaan yleisötilaisuudesta on ilmoitettava poliisille viimeistään viisi vuorokautta ennen tapahtumaa. Muilla viranomaisilla on tästä poikkeavia ja huomattavasti pidempiä aikarajoja.
− Suosittelemme tapahtumajärjestäjiä toimimaan useampi kuukausi ennen tapahtumaa. Keskusteluyhteys viranomaisiin auttaa välttämään viimehetken muutokset järjestelyissä, Näsänen kannustaa.
Etenkin ensimmäistä kertaa liikkeellä olevat tapahtumajärjestäjät eivät aina tiedä, mitä kaikkea tulee muistaa. Kaupungit esimerkiksi valvovat ja ohjaavat muun muassa meluntorjuntaa, johon tarvitaan lupa.
Tilaisuuden järjestäjällä on tapahtumastaan suuri vastuu
Tilaisuuden järjestäjällä on tapahtumastaan suuri vastuu. Hän huolehtii tarvittavin järjestelyin järjestyksen ja turvallisuuden säilymisestä tilaisuuden aikana. Yleisötilaisuusilmoituksen liitteeksi voidaankin edellyttää turvallisuussuunnitelmaa ja/tai pelastussuunnitelma, jotka tulee toimittaa viimeistään 14 vuorokautta ennen tilaisuuden alkamista alueen pelastusviranomaiselle.
− Jos tilaisuuden järjestämisestä voi aiheutua vahinkoa henkilölle tai omaisuudelle, poliisi voi määrätä järjestämisen edellytykseksi, että järjestäjällä on riittävä vastuuvakuutus mahdollisen korvausvelvollisuutensa varalta, kertoo komisario Antti Mäki.
Poliisi arvioi, voidaanko tapahtumajärjestäjän asia käsitellä ilmoituksena. Osaan ilmoituksista tehdään päätös, johon kirjataan järjestäjää sitovia tilaisuuden turvallisuuteen liittyviä ohjeita ja määräyksiä. Ne voivat liittyä esimerkiksi järjestäjän velvollisuuteen varautua tapahtuman järjestyksenvalvontaan, tilaisuuden päättymisaikaan, anniskeluun, tarvittavaan ensihoidon valmiuteen, sivullisille aiheutuvan haitan minimoimiseen tai liikennejärjestelyihin.
Näitä kokoontumislain perusteella sovittuja asioita poliisi tarvittaessa valvoo, kun tapahtuman aika koittaa.
− Tulemme tänäkin kesänä tekemään katselmuksia tapahtuma-alueille ennen tapahtuman alkua. Joskus katselmuksessa on mukana yhteistyöviranomaisten edustajia, jotka tarkkailevat valmistelua omasta näkökulmastaan, komisario Mäki sanoo.
