Att ta kontakt i tid hjälper arrangören med planeringen av en offentlig tillställning
Sommarevenemangen närmar sig med snabb fart. Polisinrättningen i Västra Nyland påminner som vanligt om att arrangörerna bör i god tid se till att tillståndsärenden är i ordning.
En anmälan om offentlig tillställning kan lämnas in till polisen på olika sätt
Tillställningar eller evenemang är offentliga då de är öppna för vem som helst, med eller utan inträdesavgift. Särskilt konserter, mässor och marknader, idrottstävlingar, uppvisningar och nöjestillställningar som anordnas utomhus räknas som offentliga tillställningar.
− Det populäraste sättet att lämna in en anmälan är genom polisens elektroniska nättjänst. Du kan göra en anmälan om en offentlig tillställning också per e-post eller per post. Gällande evenemang som ordnas på området för Polisinrättningen i Västra Nyland kan man kontakta polisen till exempel per e-post lupahallinto.lansi-uusimaa@poliisi.fi, berättar tillståndsförman Piia Näsänen.
Arrangören måste lämna in ett skriftligt lov av mark- eller husägare till platsen för evenemanget. Det är alltid en god idé för arrangören att kontakta polisen på den ort där tillställningen ordnas och ta reda på den lokala ståndpunkten.
En tillställning kräver en anmälan åtminstone då den
- är stor (flera hundra besökare)
- ordnas utomhus på offentlig plats (i synnerhet trafikleder)
- riktar sig till särskilda grupper
- pågår till sent på kvällen eller in på natten (efter kl. 22.00)
- behöver ordningsvakter eller trafikledare
- har utskänkning
- tillställningen måste ha säkerhetsplanering (tillställningar med över 200 besökare)
- väcker starka känslor (risk för störningar under tillställningen).
När ska polisen informeras om tillställningen?
Enligt lagen om sammankomster ska en offentlig tillställning anmälas till polisen senast fem dygn före evenemanget. Andra myndigheter har avvikande och avsevärt längre tidsgränser.
− Vi rekommenderar arrangörerna att börja med planeringen flera månader före evenemanget. Genom att inleda ett samtal med myndigheterna kan man undvika ändringar i arrangemangen i sista minuten, Näsänen uppmuntrar.
Särskilt de som arrangerar ett evenemang för första gången är inte alltid på det klara med allt som de behöver komma ihåg. Städerna till exempel övervakar och styr bland annat bullerbekämpning vilket kräver tillstånd.
Den som arrangerar en tillställning har ett stort ansvar för tillställningen
Den som arrangerar en tillställning har ett stort ansvar för tillställningen. Hen vidtar nödvändiga åtgärder för att upprätthålla ordning och säkerhet under evenemanget. Som bilaga till anmälan om offentlig tillställning kan krävas en säkerhetsplan och/eller räddningsplan, som ska lämnas till den regionala räddningsmyndigheten senast 14 dygn innan tillställningen börjar.
− Om ordnandet av tillställningen kan förorsaka skada för personer eller egendom, kan polisen bestämma att en förutsättning för ordnandet är att arrangören har en tillräcklg ansvarsförsäkring, som kan täcka eventuella skador, berättar kommissarie Antti Mäki.
Polisen bedömer om evenemangsarrangörens ärende kan behandlas som en anmälan. För en del av anmälningarna görs ett beslut i vilket antecknas anvisningar och bestämmelser gällande evenemangets säkerhet som är bindande för arrangören. De kan hänföra sig till exempel till arrangörens skyldighet att göra förberedelser för ordningsövervakning, klockslaget när tillställningen ska avslutas, utskänkning, nödvändig beredskap hos akutvården, minimering av olägenheter för utomstående eller trafikarrangemang.
Vid behov övervakar polisen de ärenden som överenskommits med stöd av lagen om sammankomster när det är dags för evenemanget.
− Vi kommer även denna sommar att göra en överblick över området för tillställningen innan evenemanget börjar. Ibland deltar representanter för samarbetsmyndigheterna i granskningen och de iakttar förberedelserna ur sin egen synvinkel, berättar kommissarie Mäki.
