Teitkö jo yleisötilaisuusilmoituksen, kesätapahtuman järjestäjä?

Länsi-Uudellamaalla on jälleen tänä kesänä luvassa lukuisia yleisötilaisuuksia. Poliisi muistuttaa, että järjestäjien kannattaa huolehtia lupa-asiat kuntoon ajoissa. Ilmoitusten vastaanottamisen ohella poliisi valvoo, että tapahtumassa noudatetaan sovittuja asioita.

Millaisesta tilaisuudesta tapahtumajärjestäjän tulee ilmoittaa?

Tilaisuus tai tapahtuma on yleisötilaisuus silloin, kun se on avoin kenelle tahansa joko ilmaiseksi tai pääsylipun ostamalla. Tyypillisiä yleisötilaisuuksia ovat erityisesti ulkona pidettävät konsertit, messut ja markkinat, urheilukilpailut, näytökset ja yleisölle suunnatut juhlat. 

− Ilmoituksen yleisötilaisuudesta voi tehdä poliisin verkkoasioinnissa, sähköpostitse tai postitse. Länsi-Uudenmaan poliisilaitoksen alueella järjestettävien tapahtumien tiimoilta poliisiin voi olla yhteydessä esimerkiksi sähköpostilla lupahallinto.lansi-uusimaa@poliisi.fi, kertoo lupapäällikkö Leena Höysniemi. 

Järjestäjän on aina hyvä ottaa yhteyttä tilaisuuden järjestämispaikan poliisiin ja selvittää paikallinen kanta. Ainakin seuraavista tilaisuuksista on syytä tehdä ilmoitus:

•    suuret tapahtumat (useita satoja osallistujia)
•    yleisten paikkojen (varsinkin liikenneväylät) ulkotapahtumat
•    erityisryhmille suunnatut tilaisuudet
•    myöhäisiltaan tai yöhön kestävät tapahtumat (kello 22.00 jälkeen)
•    tapahtumassa tarvitaan järjestyksenvalvontaa tai liikenteenohjausta
•    tapahtumassa on anniskelua
•    tapahtuma vaatii pelastussuunnittelua (kyseessä yli 200 henkilön tilaisuus)
•    tilaisuudet, jotka herättävät voimakkaita tunteita (on vaarana, että tilaisuutta häiritään).

Yleisötilaisuudesta ei tarvitse ilmoittaa, jos tapahtuma on sellainen, että sivullisille ja ympäristölle ei aiheudu haittaa, eikä esimerkiksi liikennejärjestelyjä vaadita. Tilaisuuden paikka tai yleisön vähäinen määrä voi olla myös perusteena sille, että tilaisuudesta ei tarvitse ilmoittaa. 

Milloin poliisin tulee saada tieto tapahtumasta?

Kokoontumislain mukaan yleisötilaisuudesta on ilmoitettava poliisille viimeistään viisi vuorokautta ennen tapahtumaa. Muilla viranomaisilla on tästä poikkeavia ja huomattavasti pidempiä aikarajoja. Lupapäällikkö Höysniemi toivookin, että järjestäjä olisi liikkeellä mieluimmin aiemmin kuin myöhemmin.

− Järjestäjän on hyvä ennakoida ja toimia useampi kuukausi ennen tapahtumaa. Keskustelunavaus viranomaisiin auttaa välttämään erityisesti suurissa tapahtumissa viimehetken muutokset järjestelyissä esimerkiksi tapahtuman keston osalta. 

Poliisin kokemuksen mukaan suurin osa järjestäjistä tekee ilmoitukset ajoissa. Etenkin ensimmäistä kertaa liikkeellä olevat eivät kuitenkaan aina tiedä, mitä kaikkea tulee muistaa. Kaupungit esimerkiksi valvovat ja ohjaavat muun muassa meluntorjuntaa, johon tarvitaan lupa.

Poliisi valvoo, että tapahtumajärjestäjä noudattaa velvollisuuksiaan

Tilaisuuden järjestäjällä on tapahtumastaan suuri vastuu. Hän huolehtii tarvittavin järjestelyin järjestyksen ja turvallisuuden säilymisestä tilaisuuden aikana. Yleisötilaisuusilmoituksen liitteeksi voidaankin edellyttää turvallisuussuunnitelmaa ja/tai pelastussuunnitelma, jotka tulee toimittaa viimeistään 14 vuorokautta ennen tilaisuuden alkamista alueen pelastusviranomaiselle.  

Poliisi arvioi, voidaanko tapahtumajärjestäjän asia käsitellä ilmoituksena. Osaan ilmoituksista tehdään päätös, johon kirjataan järjestäjää sitovia tilaisuuden turvallisuuteen liittyviä ohjeita ja määräyksiä. Ne voivat liittyä esimerkiksi järjestäjän velvollisuuteen varautua tapahtuman järjestyksenvalvontaan, tilaisuuden päättymisaikaan, anniskeluun, tarvittavaan ensihoidon valmiuteen, sivullisille aiheutuvan haitan minimoimiseen tai liikennejärjestelyihin. 

− Näitä kokoontumislain perusteella sovittuja asioita poliisi tarvittaessa valvoo, kun tapahtuman aika koittaa. Pyrimme tekemään joka kesä katselmuksia tapahtuma-alueille myös ennen itse tapahtuman alkua. Näissä katselmuksissa käydään läpi edellä esitettyjä seikkoja. Joskus katselmuksessa on mukana yhteistyöviranomaisten edustajia, kuten pelastuslaitos, jotka tarkkailevat valmistelua omasta näkökulmastaan, kertoo komisario Petri Lillvis.