Du som ska arrangera ett sommarevenemang, har du redan gjort en anmälan om en offentlig tillställning?

I sommar ordnas igen många offentliga tillställningar i Västra Nyland. Polisen påminner om att arrangörerna bör sköta sina tillståndsärenden i god tid. Förutom att ta emot anmälningar ser polisen till att de överenskomna förhållandena iakttas vid evenemanget.

Vilket slags evenemang ska evenemangsarrangören lämna in anmälan om?

Tillställningar eller evenemang är offentliga då de är öppna för vem som helst, med eller utan inträdesavgift. Särskilt konserter, mässor och marknader, idrottstävlingar, uppvisningar och nöjestillställningar som anordnas utomhus räknas som offentliga tillställningar. 

– Du kan göra en anmälan om en offentlig tillställning i polisens e-tjänst, per e-post eller per post. Gällande evenemang som ordnas på området för Polisinrättningen i Västra Nyland kan man kontakta polisen till exempel per e-post lupahallinto.lansi-uusimaa@poliisi.fi, berättar tillståndschef Leena Höysniemi. 

Det är alltid en god idé för arrangören att kontakta polisen på den ort där tillställningen ordnas och ta reda på den lokala ståndpunkten. En tillställning kräver en anmälan åtminstone då den

•    är stor (flera hundra besökare)
•    ordnas utomhus på offentlig plats (i synnerhet trafikleder)
•    riktar sig till särskilda grupper
•    pågår till sent på kvällen eller in på natten (efter kl. 22.00)
•    behöver ordningsvakter eller trafikledare
•    har utskänkning
•    tillställningen måste ha säkerhetsplanering (tillställningar med över 200 besökare)
•    väcker starka känslor (risk för störningar under tillställningen).

Det är inte nödvändigt att anmäla en offentlig tillställning om evenemanget är sådant att det inte orsakar olägenheter för utomstående och omgivningen och det behövs inte till exempel trafikarrangemang. Platsen för tillställningen eller en fåtalig publik kan också vara en anledning till att det inte är nödvändigt att göra en anmälan om tillställningen. 

När ska polisen informeras om tillställningen?

Enligt lagen om sammankomster ska en offentlig tillställning anmälas till polisen senast fem dygn före evenemanget. Andra myndigheter har avvikande och avsevärt längre tidsgränser. Tillståndschef Höysniemi önskar att arrangörer ska helst vara ute i god tid.

− Det är en bra idé för arrangören att förutse och agera flera månader före evenemanget. Genom att inleda ett samtal med myndigheterna kan man undvika ändringar i arrangemangen i sista minuten, särskilt vid stora evenemang, till exempel när det gäller evenemangets längd. 

Enligt polisens erfarenhet lämnar de flesta arrangörerna anmälningarna i tid. Särskilt de som arrangerar ett evenemang för första gången är inte alltid på det klara med allt som de behöver komma ihåg. Städerna till exempel övervakar och styr bland annat bullerbekämpning vilket kräver tillstånd.

Polisen övervakar att evenemangsarrangören fullgör sina skyldigheter

Den som arrangerar en tillställning har ett stort ansvar för tillställningen. Hen vidtar nödvändiga åtgärder för att upprätthålla ordning och säkerhet under evenemanget. Som bilaga till anmälan om offentlig tillställning kan krävas en säkerhetsplan och/eller räddningsplan, som ska lämnas till den regionala räddningsmyndigheten senast 14 dygn innan tillställningen börjar.  

Polisen bedömer om evenemangsarrangörens ärende kan behandlas som en anmälan. För en del av anmälningarna görs ett beslut i vilket antecknas anvisningar och bestämmelser gällande evenemangets säkerhet som är bindande för arrangören. De kan hänföra sig till exempel till arrangörens skyldighet att göra förberedelser för ordningsövervakning, klockslaget när tillställningen ska avslutas, utskänkning, nödvändig beredskap hos akutvården, minimering av olägenheter för utomstående eller trafikarrangemang. 

– Vid behov övervakar polisen de ärenden som överenskommits med stöd av lagen om sammankomster när det är dags för evenemanget. Varje sommar har vi som mål att göra granskningar av evenemangsområdena också innan själva evenemanget börjar. I samband med dessa granskningar går man igenom ovanstående punkter. Ibland deltar representanter för samarbetsmyndigheterna, exempelvis räddningsverket, i granskningen och de iakttar förberedelserna ur sin egen synvinkel, berättar kommissarie Petri Lillvis.