Tietosuojaseloste; Poliisi.fi:n Mediapalvelu

POL-2022-52112, ID-22484349, 19.7.2022

1. Rekisterinpitäjä
   Poliisihallitus
   Postiosoite: PL 1000, 02151 Espoo
   Käyntiosoite: Vuorimiehentie 3, 02150 Espoo
   Puhelin: 0295 480 181 (vaihde)
   Sähköposti: kirjaamo.poliisihallitus@poliisi.fi 
    
2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
   Poliisihallitus
   Ylitarkastaja Aija Tiainen-Broms
   Yhteystiedot: ks. kohta 1
    
3. Poliisin tietosuojavastaava
   Poliisihallitus
   Harri Kukkola, ylitarkastaja
   Yhteystiedot, ks. kohta 1
    
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset sekä käsittelyn oikeusperuste
   Mediapalvelu on median edustajille tarkoitettu, poliisi.fi-sivustolla sijaitseva palvelu, jonka tarkoitus on tukea ja kehittää poliisin viestinnän palvelua medialle. 
   
   Palveluun rekisteröitymällä median edustaja
   
   - voi tilata omaan tai toimituksen sähköpostiin haluamansa poliisiyksikön ja aihepiirien uutiset
   - voi halutessaan tilata kutsut vain medialle tarkoitettuihin tilaisuuksiin
   - vastaanottaa poliisin viestinnältä muita vain median edustajille tarkoitettuja viestejä
   - vastaanottaa kutsuja kyselytutkimuksiin, joilla mitataan palveluiden laatua ja/tai asiakastyytyväisyyttä.
   
   Tietoja käsitellään vain asiakassuhteen hoitamiseksi, yllä mainittujen uutisten ja kutsujen lähettämiseksi sekä poliisin ja sisäasiainhallinnon virastojen asiakaskyselyihin asiakastyytyväisyyden mittaamiseksi ja tutkimiseksi.
   
   Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste on yleisen tietosuoja-asetuksen (EU) 2016/679 6 artiklan 1 kohdan b alakohta.
    
5. Käsiteltävät henkilötietoryhmät ja henkilötiedot    

   Palvelun tarjoamiseksi on tarpeen käsitellä seuraavia, rekisteröidyiltä itseltään kerättäviä tietoja:
   
   - etunimi *
   - sukunimi *
   - sähköpostiosoite *
   - matkapuhelinnumero (käytetään vain tarvittaessa yhteydenpitoon mahdollisissa häiriötilanteissa tai tutkimustarpeisiin)
   - maa *
   - tiedotusväline, jota edustaa *
   - tehtävä *

   Rekisteröidyltä kysytään myös suostumusta seuraaviin kohtiin:
   
   - ”Muut saman tiedotusvälineen edustajat saavat ilmoittaa minut tapahtumiin (määritellään sähköpostiosoitteen perusteella)”
   - ”Haluan kutsut tiedotustilaisuuksiin”

    Pakollisia tietoja ovat *-merkityt.

6. Tietojen säännönmukainen luovuttaminen ja henkilötietojen vastaanottajat
   Ei säännönmukaisia tietojen luovutuksia. 
   
   Henkilötietoja käsittelevät poliisin viestintäpalveluiden toteuttamiseen osallistuvat henkilöt sekä järjestelmiä ylläpitävät ja kyselytutkimuksia toteuttavat palveluntuottajat. 
   
   Mediapalvelun varmistamiseksi kaikissa tilanteissa, kuten tietojärjestelmähäiriöissä, poliisilla on varajärjestelmät. Varajärjestelmiin viedään vain sähköpostisoitteet.
   
   Poliisin tai sisäministeriön hallinnonalan tilaamia asiakastyytyväisyyttä mittaavia kyselytutkimuksia toteuttaville palveluntuottajille voidaan luovuttaa tutkimuksen toteuttamiseen tarpeellisia yhteystietoja (etunimi, sukunimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero). 
   
   Henkilötiedot siirretään palveluntuottajille käyttäen asianmukaisia teknisiä suojaustoimenpiteitä. Palveluntuottajien kanssa on laadittu tietosuojalainsäädännön vaatimat sopimukset henkilötietojen käsittelystä. 
    
7. Tietojen siirrot kolmansiin maihin
   Tietoja ei luovuteta tai siirretä Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
    
8. Tietojen säilytyttäminen ja poistaminen
   Rekisteröidyn tiedot tai tilaukset poistetaan rekisteröidyn niin pyytäessä tai lopettaessa jäsenyytensä mediapalvelussa. Rekisterinpitäjä poistaa oma-aloitteisesti toimimattomat sähköpostiosoitteet ja osoitteisiin liittyvät henkilötiedot, jolloin jäsenyys mediapalvelussa päättyy.
    
9. Henkilötietojen suojaaminen    
   Henkilötietoja käsittelevät poliisin viestintäpalveluiden toteuttamiseen osallistuvat henkilöt ja sopimuskumppanit, kuten palveluntuottajat, jotka käsittelevät henkilötietoja rekisterinpitäjän lukuun.
   
   Poliisissa oikeudet tietojärjestelmien käyttöön varmistetaan käyttövaltuushallinnalla. Henkilötietoja poliisissa käsittelevät kirjautuvat tietojärjestelmiin virkamiehen asiointikortilla siihen liittyvää varmennetta käyttäen. Käyttöoikeuksia järjestelmään myönnetään vain virka- ja työtehtävien edellyttämässä laajuudessa. 
   
   Sopimuskumppanit käsittelevät henkilötietoja sopimusehtojen mukaisesti. Poliisin sopimuskumppaneiden edustajat sopivat vaitiolovelvollisuudesta ja turvallisuusselvityksistä tietojenkäsittelyn niin vaatiessa.
   
   Sähköisessä muodossa olevat tiedot ovat teknisesti ja organisatorisesti suojattu ulkopuoliselta käytöltä. Henkilötietoja käsitellään ei-sähköisessä muodossa vain tarpeen vaatiessa, jolloin tietoja säilytetään lukituissa tiloissa ja hävitetään asianmukaisesti, kun niitä ei enää tarvita. 
    
10. Rekisteröidyn oikeudet
    Oikeus saada pääsy tietoihinsa (tarkastusoikeus) ja tarkastusoikeuden käyttäminen (15 artikla)
    
    Rekisteröidyllä on oikeus saada tieto siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja tai tieto siitä, että tietoja ei käsitellä.
    
    Tarkastusoikeutta koskeva pyyntö osoitetaan rekisterinpitäjälle (yhteystiedot tämän selosteen kohdassa 2). Tarkastusoikeuden käyttämiseksi rekisteröidyn on ilmoitettava tarkastusoikeuden toteuttamiseksi tarvittavat tiedot, esimerkiksi nimi tai muita itseään yksilöiviä tietoja.
    
    Tarvittaessa rekisterinpitäjällä on oikeus pyytää rekisteröidyltä lisätietoja henkilöllisyyden varmentamiseksi.
    
    Oikeus tietojen oikaisemiseen ja oikeus tietojen poistamiseen (16 ja 17 artiklat)
    
    Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojensa oikaisua ja tietojensa poistamista. Tietojen oikaisua tai poistamista koskeva pyyntö esitetään kirjallisesti rekisterinpitäjälle (kohta 2). Pyynnön yhteydessä rekisteröidyn on esitettävä, miltä osin tiedot ovat virheellisiä tai millä perusteella tiedot on poistettava.
    
    Oikeus rajoittaa tietojen käsittelyä (18 artikla)
    
    Rekisteröidyllä on tietyissä tilanteissa oikeus rajoittaa tietojensa käsittelyä.
    
    Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista esimerkiksi seuraavissa tilanteissa:
    
    - rekisteröity kiistää henkilötietojensa paikkansapitävyyden
    - henkilötietojen käsittely on lainvastaista, mutta rekisteröity vastustaa henkilötietojensa poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista
    - rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi. 
    
    Rajoittamista koskeva pyyntö osoitetaan rekisterinpitäjälle.
    
    Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen (20 artikla)
    
    Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjälle toimittamansa henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa sekä halutessaan siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.
    
    Tiedot on oikeus saada siirrettyä suoraan rekisterinpitäjältä toiselle, jos se on teknisesti mahdollista.
    
    Tietojen siirtämistä koskeva pyyntö osoitetaan rekisterin pitäjälle.
     
11. Oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi
    Jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan henkilötietoja koskevaa lainsäädäntöä, rekisteröidyllä on oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.
    
    Tietosuojavaltuutetun toimisto
    
    Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
    Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
    Puhelin: 0295 666 700
    Sähköposti: tietosuoja@om.fi 
       
12. Tietosuojaselosteen saatavilla pito    
    Tietosuojaseloste on julkisesti saatavilla Poliisi.fi-verkkosivuilta tai pyydettäessä rekisterinpitäjältä. 
    
    Tietosuojaseloste talletetaan poliisin hallinnollisen asiankäsittelyn asianhallinta-, päätöksenteko- ja arkistointijärjestelmään (Acta).