Tietosuojaseloste Poliisi.fi sivustojen Mediapalvelu sv

Dataskyddsbeskrivning Medietjänsten på poliisi.fi

POL-2020-8402, ID-20449652, 16.12.2020

  1. Personuppgiftsansvarig
    Polisstyrelsen
    Postadress: PB 1000, 02151 Esbo
    Besöksadress: Bergmansvägen 3, 02150 Esbo
    Telefon: 0295 480 181 (växel)
    E-post: [email protected] 
     
  2. Dataskyddskontakt
    Polisstyrelsen
    Aija Tiainen-Broms, överinspektör
    Kontaktuppgifter, se punkt 1
     
  3. Polisens dataskyddsombud
    Polisstyrelsen
    Harri Kukkola, överinspektör
    Kontaktuppgifter, se punkt 1
     
  4. Syften för behandlingen av personuppgifter samt rättslig grund för behandlingen
    Medietjänsten är ett elektroniskt register över prenumeranter och deras nyhetsprenumerationer.

    Varje redaktör eller medierepresentant som registrerat sig för tjänsten kan prenumerera på nyheter och inbjudningar till tillställningar (till exempel till presskonferenser) från önskad polisenhet till sin egen eller redaktionens e-post.

    Syftet för behandlingen av personuppgifter är att hantera kundkontakter samt att leverera ovan nämnda nyheter och skicka ut eventuella inbjudningar.

    Utifrån uppgifterna i medietjänsten skapas en reservlista över e-postadresserna så att polisens nyheter kan skickas till medierna även under systemfel.

    Den rättsliga grunden för behandlingen av personuppgifter är tillhandahållande av tjänsten.
     
  5. Personuppgiftskategorier och personuppgifter som behandlas
    För att tillhandahålla tjänsten behandlas följande uppgifter som samlas in av de registrerade själva:

    Personuppgifter
    - förnamn *
    - efternamn *
    - land (där personen är verksam) *
    - e-postadress *
    - telefon (för hjälp vid eventuella problem med registrering)
    - mediet som personen representerar *
    - befattning *
    - andra förklarande tillägg, t.ex. frilansares hänvisningar till artiklar
    - får representanter av samma medium anmälas till evenemang
    - vill personen motta inbjudningar till presskonferenser.

    Fält markerade med * är obligatoriska.
     
  6.  Mottagare av personuppgifter
    Personuppgifter utlämnas inte regelmässigt till utomstående.

    Reservlistorna med e-postadresser behandlas av polisens kommunikationsmedarbetare i sina arbetsuppgifter.
     
  7. Överföring av uppgifter till tredje länder
    Personuppgifter utlämnas eller överförs inte till länder utanför Europeiska unionen eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet.
     
  8. Förvaring och radering av uppgifter
    Uppgifterna om den registrerade och hens prenumerationer raderas på begäran eller om den registrerade vill avregistrera sig från medietjänsten.

    Den personuppgiftsansvarige raderar de ogiltiga e-postadresserna och uppgifterna förknippade med dem.

    Samtidigt raderas uppgifterna från reservlistan.
     
  9.  Skydd av personuppgifter
    Personuppgifterna behandlas endast av de personer som medverkar i polisens kommunikationstjänster.

    Inom polisen säkerställs behörigheter att använda informationssystem genom behörighetsadministration. De som behandlar personuppgifter loggar in i informationssystemen med tjänstemannens kommunikationskort och certifikatet i anslutning till kortet.

    Behörigheter till systemet beviljas endast med den omfattning som krävs för tjänste- och arbetsuppgifterna. Representanterna för tjänsteleverantören är säkerhetsprövade och har tystnadsplikt.

    Uppgifter i elektronisk form är tekniskt och organisatoriskt skyddade mot utomstående användning. Eventuella pappersutskrifter från det elektroniska systemet förvaras i låsta utrymmen.
     
  10. Den registrerades rättigheter
    Den registrerades rätt till tillgång (rätt till insyn) och utövande av rätten till insyn (artikel 15)

    Den registrerade har rätt att få veta huruvida personuppgifter som rör hen behandlas eller att uppgifterna inte behandlas.

    En begäran som gäller rätten till insyn riktas till den personuppgiftsansvarige (kontaktuppgifterna i punkt 2 i denna beskrivning). För att utöva rätten till insyn ska den registrerade ange de uppgifter som behövs för att tillgodose rätten till insyn, till exempel namn och uppgifter om ett visst evenemang.

    Vid behov har den personuppgiftsansvarige rätt att be den registrerade om tilläggsuppgifter för att kontrollera identiteten.

    Rätt till rättelse och rätt till radering (artikel 16 och 17)

    Den registrerade har rätt att be att uppgifter som rör hen rättas och raderas. Begäran som gäller rättelse eller radering av uppgifter framförs skriftligen till den personuppgiftsansvarige (punkt 2). I samband med begäran ska den registrerade uppge till vilka delar uppgifterna är felaktiga eller på vilka grunder uppgifterna ska raderas.

    Rätt till begränsning av behandling (artikel 18)

    Den registrerade har i vissa situationer rätt att begränsa behandlingen av sina personuppgifter.

    Den registrerade har rätt att begära begränsning av behandling av personuppgifter till exempel i följande situationer:

    - den registrerade bestrider personuppgifternas korrekthet
    - behandlingen är olaglig och den registrerade motsätter sig att personuppgifterna raderas och i stället begär en begränsning av deras användning
    - den personuppgiftsansvarige behöver inte längre personuppgifterna för ändamålen med behandlingen men den registrerade behöver dem för att kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk.

    Begäran om begränsning riktas till den personuppgiftsansvarige.

    Rätt till dataportabilitet (artikel 20)

    Den registrerade har rätt att få ut de personuppgifter som rör hen och som hen har överlämnat till den personuppgiftsansvarige i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format, och rätt att överföra dessa uppgifter till en annan personuppgiftsansvarig.

    Den registrerade har rätt att överföra personuppgifterna direkt från en personuppgiftsansvarig till en annan när detta är tekniskt möjligt.

    Rätten tillämpas

    - endast på automatiserad behandling av personuppgifter
    - då personuppgifterna gäller den registrerade och de överlämnats av hen
    - då behandlingen av personuppgifterna grundar sig på ett samtycke eller ett avtal
    - då överföringen av uppgifter inte påverkar tredje parters rättigheter och friheter på ett ogynnsamt sätt.

    Begäran om att överföra uppgifterna riktas till den person som nämns i punkt 2.
     
  11. Rätt att hänskjuta ärendet till dataombudsmannen för behandling
    Om den registrerade anser att någon vid behandlingen av hens personuppgifter bryter mot lagstiftningen om behandling av personuppgifter, har den registrerade rätt att hänskjuta ärendet till dataombudsmannen för behandling.

    Dataombudsmannens byrå

    Postadress: PB 800, 00531 Helsingfors
    Besöksadress: Fågelviksgränden 4, 00530 Helsingfors
    Telefon: 0295 666 700
    E-post: [email protected]  
       
  12. Tillgång till dataskyddsbeskrivningen
    Dataskyddsbeskrivningen är allmänt tillgänglig i elektroniskt format på polisens webbplats poliisi.fi/sv.

    Dataskyddsbeskrivningen lagras i systemet för ärendehantering, beslutsfattande och arkivering inom polisens administrativa ärendehantering (Acta).