Rahankeräykset: ohjeita vuosi-ilmoituksen tekemiseen

Ohjeita rahankeräyksen vuosi-ilmoituksen antamiseen


Anna vuosi-ilmoituksessa tietoja ainoastaan rahankeräyksestä ja rahankeräysvarojen käyttämisestä.

Rahankeräysvaroja ovat kaikki yleisöön vetoamisen seurauksena saadut vastikkeettomat rahalahjoitukset.

Järjestölläsi voi olla rahankeräyksen lisäksi monenlaista muutakin varainhankintaa, kuten esimerkiksi tuotemyyntiä, kirpputorimyyntiä, jäsenmaksutuottoja sekä arpajaistuottoja. Näitä tuottoja ei tule ilmoittaa vuosi-ilmoituksessa. Rahankeräys on yksi varainhankinnan muoto. Varainhankinta ei siis ole sama asia kuin rahankeräys.

Miten täytän vuosi-ilmoituksen?

Ilmoita vuosi-ilmoituksen laskelmaosassa rahankeräyksen kokonaistuotto, rahankeräyksen
kokonaistuotosta vähennetyt keräyskulut sekä rahankeräyksen nettotuotto euroina ja sentteinä.
Kokonaistuotolla tarkoitetaan rahankeräysvarojen määrää ennen kuin siitä on vähennetty rahankeräyksestä aiheutuneiden kulujen määrä. Rahankeräyksen nettotuotolla tarkoitetaan rahankeräysvarojen määrää rahankeräyksestä aiheutuneiden keräyskulujen vähentämisen jälkeen. Rahankeräyksen nettotuotto on käytettävä rahankeräysluvassa määrättyyn tarkoitukseen.

Rahankeräyksen tarkoituksena on rahoittaa yleishyödyllistä toimintaa. Rahankeräyksen toimeenpanon tulee olla kustannustehokasta, jotta yleishyödylliseen tarkoitukseen käytettäväksi jää mahdollisimman suuri osa lahjoitetuista varoista. Jos rahankeräysvarat menevät rahankeräyksen järjestämisestä aiheutuviin kuluihin ja nettotuoton osuus jää vähäiseksi, ei rahaa kerry yleishyödylliseen tarkoitukseen käytettäväksi.

Poliisihallitus seuraa rahankeräysvarojen käyttöä ja keräyskulujen määrää säännöllisesti. Jos keräyskulut nousevat toistuvasti kohtuuttoman korkeiksi, voidaan asiaan puuttua vuosi-ilmoitusten tarkastamisen yhteydessä.

Kokonaistuotosta vähennetyt keräyskulut

Rahankeräyksen tuotosta saa vähentää keräyskuluina ainoastaan rahankeräyksen järjestämisestä aiheutuneita välttämättömiä, välittömiä kustannuksia. Esimerkiksi järjestötoiminnan kulut ja hallinnolliset yleiskulut eivät ole rahankeräyksestä aiheutuneita kuluja. Järjestön muut toimintakulut tulee aina maksaa muulla tavalla saaduilla varoilla, esimerkiksi jäsenmaksutuotoilla tai tuotemyynnistä saaduilla tuotoilla.

Jos käytät järjestösi saamia rahankeräysvaroja keräyskulujen kattamiseen, ilmoita vuosi-ilmoituksessa kaikki katetut kulut yksilöidysti. Kaikkia rahankeräyksestä aiheutuvia kuluja ei kuitenkaan ole pakko maksaa rahankeräysvaroista. Kuluja voi siis kattaa myös muista varoista. Jos rahankeräyskulut on katettu järjestösi muista varoista, älä ilmoita kuluja rahankeräyksen vuosi-ilmoituksessa.

Rahankeräyksestä aiheutuvat kulut on aina yksilöitävä. Jos ilmoitat vuosi-ilmoituksessa suuria
yksilöimättömiä rahasummia, Poliisihallitus tiedustelee niistä erikseen, mitä kuluja ilmoitettuun summaan sisältyy. Kulut kannattaa siis selvittää jo heti vuosi-ilmoitusta annettaessa. Tiedot on annettava joka tapauksessa ja puutteellisesti esitetyt selvitykset voivat johtaa siihen, että sinun on annettava kokonaan uusi vuosi-ilmoitus tai toimitettava oikaistu vuosi-ilmoitus.

Selvitys keräyksen nettotuoton käytöstä

Rahankeräyksen nettotuotto eli keräyskulujen vähentämisen jälkeen jäävä rahamäärä on aina käytettävä rahankeräysluvassa määrättyyn, yleishyödylliseen tarkoitukseen.

Laadi selvitys keräyksen nettotuoton käytöstä sanallisesti, joko paperilomakkeen sivulla kolme tai vapaamuotoisesti erillisellä liitteellä. Ilmoita selvityksessä, mihin rahankeräyksen nettotuotto on käytetty tai mihin se tullaan käyttämään. Selvitä varojen käyttöä selkeästi ja yksilöidysti siten, että vuosi-ilmoituksesta ilmenee mihin varat tosiasiassa on käytetty tai mihin ne tullaan käyttämään.

Jos rahankeräysvaroja on käytetty esimerkiksi järjestösi palkka- ja toimitilakulujen kattamiseen, ilmoita vuosiilmoituksessa euroina ja sentteinä, kuinka suurista summista on kyse. Selvitä lisäksi, mihin yleishyödylliseen toimintaan kulujen kattaminen on liittynyt. Jos varoista on maksettu esimerkiksi avustusta yhteistyöjärjestöjen toimintaan, selvitä euroina ja sentteinä, kuinka paljon ja mihin tarkoituksiin avustusta on annettu. Lisäksi vuosi-ilmoituksessa on tällöin hyvä selvittää sitä, millä tavoin järjestönne valvoo ja varmentaa yhteistyökumppanien toimesta tapahtuvaa varojen käyttöä.

Esimerkiksi maininta "Varat on käytetty luvassa määrättyyn tarkoitukseen." ei ole riittävä selvitys, vaan vuosi-ilmoituksessa on kerrottava mihin varat todellisuudessa on käytetty. Jos tiettyyn kohteeseen kerättyjä varoja ei ole käytetty vuosi-ilmoituksen antamiseen mennessä, selvitetään varojen käyttöä tulevien vuosien vuosi-ilmoituksessa.

Vuosi-ilmoituksen liitteet

Liitä vuosi-ilmoitukseen tilintarkastajan lausunto, jos järjestöllänne on tilintarkastaja. Tilintarkastajan lausunnossa on selvitettävä vuosi-ilmoituksessa ilmoitettujen rahankeräystuottojen ja kulujen vastaavuutta luvan haltijan kirjanpitoon. Liitteenä ei anneta tilinpäätöksen yhteydessä annettua tilintarkastajan kertomusta, vaan lausunto tulee antaa nimenomaan rahankeräyksestä.

Vuosi-ilmoitukseen tulee liittää myös tilikauden hyväksytty tilinpäätös (sisältää tuloslaskelman ja taseen liitetietoineen). Huomioi kuitenkin, että Poliisihallitus voi pyytää esimerkiksi kuitteja tai muuta selvitystä varojen käytöstä.

Säilytä siis kuitit ja muut tositteet huolellisesti, jotta voit pyydettäessä esittää ne. Poliisihallitus tekee satunnaisotannalla myös laajempia tarkastuksia rahankeräysvarojen käytöstä. Näin ollen kuitit ja muut tositteet on hyvä säilyttää myös tästä syystä.

Ota itsellesi vuosi-ilmoituksesta tuloste tai kopio ennen sen lähettämistä lupaviranomaiselle. Muista myös säilyttää rahankeräyksen vuosi-ilmoitus ja siihen liittyvä aineisto kirjanpitolaissa säädetyllä tavalla.

Vuosisuunnitelma

Toimita Poliisihallitukselle myös vuosisuunnitelma joko vuosi-ilmoituksen yhteydessä tai viimeistään kaksi kuukautta ennen seuraavan tilikauden alkamista. Kerro vuosisuunnitelmassa rahankeräyksistä, joita aiotte tulevalla tilikaudella järjestää. Vuosisuunnitelmassa tulee antaa ainakin seuraavat tiedot:

  • suunniteltujen rahankeräysten lukumäärä
  • järjestettävien rahankeräysten keräystarkoitukset
  • rahankeräysten tuotto-odotus
  • arvioidut keräyskustannukset
  • suunnitellut keräyksen toteuttamistavat ja yhteistyökumppanit

Vuosisuunnitelma voi olla esimerkiksi vapaamuotoinen listaus suunnitelluista rahankeräyksistä.

Rahankeräysten tuotto- ja kuluodotusten osalta riittää suuntaa antava arvio. Jos aiotte jatkaa aiempia keräyshankkeita, voit kertoa vuosisuunnitelmassa siitä, miten aiempaa toimintaa jatketaan tulevalla tilikaudella. Ilmoita vuosisuunnitelmassa myös tieto siitä, jos keräyksiä ei aiota järjestää tulevalla tilikaudella.

Esimerkkejä hyväksyttävistä keräyskuluista

Esimerkkejä hyväksyttävistä keräyskuluista

Alle on kerätty esimerkkejä tyypillisimmistä rahankeräyksestä aiheutuvista kuluista. Luettelo ei ole tyhjentävä listaus kaikista rahankeräyskuluista.

Henkilöstökulut

  • rahankeräysluvan haltijan omille työntekijöille maksettuja palkkoja ja palkkioita rahankeräyksen järjestämisestä 

Hallinto- ja toimitilakulut

  • hallinnolliset kulut, jotka liittyvät välittömästä rahankeräyksen toimeenpanon järjestämiseen (ei kirjanpito- ja tilintarkastuskulut)
  • toimitilakulut, jotka liittyvät välittömästi rahankeräyksen toimeenpanon järjestämiseen, esim.
  • varainhankitatoimiston vuokra (vain siltä osin, kuin toimistoa käytetään rahankeräyksen järjestämiseen)

Kirjanpito- ja tilintarkastuskulut

  • Esimerkiksi tilintarkastajan palkkio vuosi-ilmoituksen liitteeksi annettavasta lausunnosta (kirjanpito- ja tilintarkastuskuluja voidaan hyväksyä vain harkinnanvaraisesti, vähäisissä määrin ja vain siltä osin kuin kulut liittyvät välittömästi rahankeräykseen)

Teleoperaattorikulut

  • teleoperaattoreille maksetut korvaukset maksullisista rahankeräyksessä käytetyistä palvelunumeroista (lahjoitussoitot ja -tekstiviestit, kiinteät aloitusmaksut yms.)

Materiaali- ja toimistotarvikekulut

  • rahankeräyksen järjestämisestä aiheutuvat materiaali- ja toimistotarvikekulut, kuten rahankeräysesitteiden tulostamiseen tarvittava muste ja paperi

Palveluntarjoajan käyttämisestä aiheutuneet kulut

  • sopimuksen perusteella maksettava korvaus, palkkio tms.
  • ulkopuoliselle taholle maksettavat lahjoittajarekisterin ylläpitokulut (siltä osin, kuin rekisterin käyttö liittyy rahankeräykseen - ei siis koko kulua, jos rekisteriä käytetään muuhunkin kuin rahankeräykseen, esim. jäsenhankintaan)

Keräyksen suunnittelukulut

  • mainostoimistolle tms. keräyskampanjan suunnittelusta maksettavat korvaukset
  • rahankeräyskampanjan suunnitteluun liittyvät luvan haltijalle aiheutuneet suorat kustannukset (esim. suunnittelukokoukset, suunnittelumateriaalit)

Painatuskulut

  • painotalolle keräyslippaiden tarrojen ja keräyslistojen painamisesta maksettava korvaus
  • lehden painokustannukset (siltä osin kuin lehdessä on rahankeräyksen toimeenpanoa. Esimerkiksi 12-sivuinen julkaisu, jossa 1 sivu rahankeräysvetoomukselle: painokuluista ilmoitetaan keräyskuluina 1/12)
  • rahankeräysesitteiden painatuskustannukset
  • rahankeräyskirjeiden painatuskustannukset
  • rahankeräyksessä käytettävien tilisiirtolomakkeiden painatuskustannukset

Postituskulut

  • rahankeräyskirjeiden tms. rahankeräysmateriaalin postittamiseen käytetyt kirjekuoret ja postimerkit
  • Postin palveluistaan veloittamat korvaukset: erilaiset Postin kanssa tehdyt sopimukset
  • rahankeräyskirjeiden postittamisesta, lehden postituskustannukset siltä osin kuin lehden avulla on toimeenpantu rahankeräystä (jako edellä painatuskulujen kohdalla selostetulla tavalla)

Markkinointi- ja mainoskulut

  • rahankeräyskampanjoihin liittyvien mainosten kustannukset
  • lehti-, radio-, tv-ilmoitukset, internet-mainokset
  • mainosesitteet, flyerit tms.

Tietotekniikkakulut

  • keräyksen järjestäjän internet-sivujen päivityskustannukset (rahankeräyksiä koskevat päivitykset ja sivujen ylläpito ajantasaisina rahankeräystä koskevien tietojen osalta)
  • laitehankinnat (siltä osin, kuin käytetään rahankeräyksessä. Jakoprosentti tarvittaessa arvioitava käytön jakautuman perusteella.)
  • ohjelmistohankinnat (siltä osin, kuin käytetään rahankeräyksessä. Jakoprosentti tarvittaessa arvioitava käytön jakautuman perusteella.)

Pankki- ja maksunvälityskulut

  • rahankeräystilin avaamisesta ja sulkemisesta pankille maksettavat korvaukset
  • rahankeräystilin pankkipalvelumaksut
  • maksunvälityskulut, verkkomaksualustasta aiheutuvat kulut rahankeräyksestä aiheutuvin osin (esim.verkossa tapahtuvan tuotemyynnin osalta verkkomaksualustasta aiheutuvia kuluja ei saa maksaa rahankeräysvaroista eikä ilmoittaa rahankeräystilityksessä)

Lupamaksu ja vuosi-ilmoitusmaksu

  • lupaviranomaisen rahankeräyslupapäätöksestä perimä maksu
  • lupaviranomaisen vuosi-ilmoituksen jättämisestä perimä maksu

Muut kulut

  • keräyslippaiden hankinta, lupatarrat, sinetit, myös rahankerääjien liivien tms. varusteiden hankintakulut (jos käytetään muussakin kuin rahankeräystoiminnassa, prosenttiosuus arvioitava käytön mukaisesti)
  • puhelinkustannukset siltä osin kuin käytetty rahankeräykseen (itse soitetut puhelut ja lähetetyt tekstiviestit. Jakoprosentti tarvittaessa arvioitava.)
  • Lahjoituspyyntöjen kohteena olevien henkilöiden osoitetietojen hankinta- ja ylläpitokulut (jos lahjoittajarekisterin hankintaan tai ylläpitoon ei käytetä erillistä palveluntarjoajaa vaan asia hoidetaan omasta toimesta)

Huomaathan, että vuosi-ilmoituksen ”Muut kulut” -kohtaa ei ole tarkoitettu suurten yksilöimättömien rahasummien ilmoittamiseen. Jos ilmoitat tässä kohdassa kuluja, lisää vuosi-ilmoitukseen myös selvitys siitä, mitä kuluja kohdassa on ilmoitettu. Jos ilmoitat kohdassa useita eri kuluja, yksilöi jokainen kululajikohta erikseen.