Rahankeräykset: ohjeita vuosi-ilmoituksen tekemiseen

Ohjeita rahankeräyksen vuosi-ilmoituksen antamiseen

Anna vuosi-ilmoituksessa tietoja ainoastaan rahankeräyksestä ja rahankeräysvarojen käyttämisestä.

Rahankeräysvaroja ovat kaikki yleisöön vetoamisen seurauksena saadut vastikkeettomat rahalahjoitukset.

Järjestölläsi voi olla rahankeräyksen lisäksi monenlaista muutakin varainhankintaa, kuten esimerkiksi tuotemyyntiä, kirpputorimyyntiä, jäsenmaksutuottoja sekä arpajaistuottoja. Näitä tuottoja ei tule ilmoittaa vuosi-ilmoituksessa. Rahankeräys on yksi varainhankinnan muoto. Varainhankinta ei siis ole sama asia kuin rahankeräys.

Miten täytän vuosi-ilmoituksen?

Ilmoita vuosi-ilmoituksessa rahankeräyksen kokonaistuotto, rahankeräyksen
kokonaistuotosta vähennetyt keräyskulut sekä rahankeräyksen nettotuotto euroina ja sentteinä.

Kokonaistuotolla tarkoitetaan rahankeräysvarojen määrää ennen kuin siitä on vähennetty rahankeräyksen järjestämisestä aiheutuneet kulut. Rahankeräyksen nettotuotolla tarkoitetaan keräyskulujen vähentämisen jälkeen jäljelle jäävää tuottoa. Rahankeräyksen nettotuotto on käytettävä rahankeräysluvassa määrättyyn tarkoitukseen.

Rahankeräyksen tarkoituksena on rahoittaa yleishyödyllistä toimintaa. Rahankeräyksen tulee olla kustannustehokas, jotta yleishyödylliseen tarkoitukseen käytettäväksi jää mahdollisimman suuri osa lahjoitetuista varoista. Jos rahankeräysvarat menevät rahankeräyksen järjestämisestä aiheutuviin kuluihin ja nettotuoton osuus jää vähäiseksi, ei rahaa kerry yleishyödylliseen tarkoitukseen käytettäväksi.

Poliisihallitus seuraa rahankeräysvarojen käyttöä ja keräyskulujen määrää säännöllisesti. Jos keräyskulut nousevat toistuvasti kohtuuttoman korkeiksi, asiaan puututaan vuosi-ilmoitusten tarkastamisen yhteydessä.

Kokonaistuotosta vähennettävät keräyskulut

Rahankeräyksen tuotosta saa vähentää keräyskuluina ainoastaan rahankeräyksen järjestämisestä aiheutuneita välttämättömiä, välittömiä kustannuksia. Esimerkiksi järjestötoiminnan kulut ja hallinnolliset yleiskulut eivät ole rahankeräyksestä aiheutuneita kuluja. Järjestön muut toimintakulut tulee aina maksaa muulla tavalla saaduilla varoilla, esimerkiksi jäsenmaksutuotoilla tai tuotemyynnistä saaduilla tuotoilla.

Jos käytät järjestösi saamia rahankeräysvaroja keräyskulujen kattamiseen, yksilöi vuosi-ilmoituksessa kaikki nämä kulut. Kaikkia rahankeräyksestä aiheutuvia kuluja ei kuitenkaan ole pakko maksaa rahankeräysvaroista. Kuluja voi siis kattaa myös muista varoista. Jos rahankeräyskulut on katettu järjestösi muista varoista, älä ilmoita kuluja rahankeräyksen vuosi-ilmoituksessa.

Rahankeräyksestä aiheutuvat kulut on aina yksilöitävä. Jos ilmoitat vuosi-ilmoituksessa suuria
yksilöimättömiä rahasummia, Poliisihallitus tiedustelee erikseen, mitä kuluja ilmoitettuun summaan sisältyy. Kulut kannattaa siis selvittää jo vuosi-ilmoitusta annettaessa. Tiedot on annettava joka tapauksessa ja puutteelliset selvitykset hidastavat asian käsittelyä. Joissain tapauksissa puutteellinen selvitys johtaa siihen, että vuosi-ilmoitus on tehtävä kokonaan uudelleen tai sitä on oikaistava.

Selvitys keräyksen nettotuoton käytöstä

Rahankeräyksen nettotuotto eli keräyskulujen vähentämisen jälkeen jäänyt rahamäärä on aina käytettävä rahankeräysluvassa määrättyyn, yleishyödylliseen tarkoitukseen.

Laadi selvitys keräyksen nettotuoton käytöstä kirjallisesti, joko lomakkeen sivulla kolme tai vapaamuotoisesti erillisellä liitteellä. Ilmoita selvityksessä, mihin rahankeräyksen nettotuotto on käytetty tai mihin se tullaan käyttämään. Selvitä varojen käyttöä selkeästi ja yksilöidysti siten, että vuosi-ilmoituksesta ilmenee, mihin varat tosiasiassa on käytetty tai mihin ne tullaan käyttämään.

Jos rahankeräysvaroja on käytetty esimerkiksi järjestösi palkka- ja toimitilakuluihin, ilmoita vuosi-ilmoituksessa euroina ja sentteinä, kuinka suurista summista on kyse. Selvitä lisäksi, mihin yleishyödylliseen toimintaan kulujen kattaminen on liittynyt. Jos varoista on maksettu esimerkiksi avustusta yhteistyöjärjestöjen toimintaan, selvitä euroina ja sentteinä, kuinka paljon ja mihin tarkoituksiin avustusta on annettu. Lisäksi vuosi-ilmoituksessa on tällöin hyvä selvittää sitä, millä tavoin järjestönne valvoo ja varmentaa yhteistyökumppanien toimesta tapahtuvaa varojen käyttöä.

Esimerkiksi maininta "Varat on käytetty luvassa määrättyyn tarkoitukseen." ei ole riittävä selvitys, vaan vuosi-ilmoituksessa on kerrottava, mihin varat todellisuudessa on käytetty. Jos tiettyyn kohteeseen kerättyjä varoja ei ole käytetty vuosi-ilmoituksen antamiseen mennessä, selvitetään varojen käyttöä tulevien vuosien vuosi-ilmoituksissa.

Vuosi-ilmoituksen liitteet

Liitä vuosi-ilmoitukseen tilikauden tilinpäätös liitetietoineen. Tilinpäätös sisältää tuloslaskelman ja taseen. Lisäksi tilinpäätöksen tulee olla asianmukaisesti allekirjoitettu ja mukana on tilinpäätöksestä annettu tilintarkastajan tai toiminnantarkastajan kertomus.

Vuosi-ilmoitukseen tulee liittää myös tilintarkastajan lausunto rahankeräyksestä, jos järjestöllänne on tilintarkastaja. Tilintarkastajan lausunnossa on selvitettävä vuosi-ilmoituksessa ilmoitettujen rahankeräystuottojen ja kulujen vastaavuutta luvan haltijan kirjanpitoon. Tilinpäätöksen yhteydessä annettu tilintarkastajan kertomus ei siis tässä tapauksessa riitä, vaan tilintarkastajan on annettava lausunto lisäksi nimenomaan rahankeräyksestä. Näiden lisäksi muita liitteitä ei yleensä tarvita.

Huomioi kuitenkin, että Poliisihallitus voi pyytää esimerkiksi kuitteja tai muuta selvitystä varojen käytöstä. Säilytä siis kuitit ja muut tositteet huolellisesti, jotta voit pyydettäessä esittää ne. Poliisihallitus tekee satunnaisotannalla myös laajempia tarkastuksia rahankeräyksiin. Kuitit ja muut tositteet on hyvä säilyttää myös tästä syystä.

Ota itsellesi vuosi-ilmoituksesta tuloste tai kopio ennen sen lähettämistä lupaviranomaiselle. Muista myös säilyttää rahankeräyksen vuosi-ilmoitus ja siihen liittyvä aineisto kirjanpitolaissa säädetyllä tavalla.

Vuosisuunnitelma

Toimita Poliisihallitukselle myös vuosisuunnitelma joko vuosi-ilmoituksen yhteydessä tai viimeistään kaksi kuukautta ennen seuraavan tilikauden alkamista. Kerro vuosisuunnitelmassa rahankeräyksistä, joita aiotte tulevalla tilikaudella järjestää. Vuosisuunnitelmassa tulee antaa ainakin seuraavat tiedot:

  • suunniteltujen rahankeräysten lukumäärä
  • järjestettävien rahankeräysten keräystarkoitukset
  • rahankeräysten tuotto-odotus
  • arvioidut keräyskustannukset
  • suunnitellut keräyksen toteuttamistavat ja yhteistyökumppanit

Vuosisuunnitelma voi olla esimerkiksi vapaamuotoinen listaus suunnitelluista rahankeräyksistä.

Rahankeräysten tuotto- ja kuluodotusten osalta riittää suuntaa antava arvio. Jos aiotte jatkaa aiempia keräyshankkeita, voit kertoa vuosisuunnitelmassa siitä, miten aiempaa toimintaa jatketaan tulevalla tilikaudella. Ilmoita vuosisuunnitelmassa myös tieto siitä, jos keräyksiä ei aiota järjestää tulevalla tilikaudella.

Olosuhteiden muutokset 

Muista ilmoittaa kaikista rahankeräykseen liittyvistä olosuhdemuutoksista. Käytännössä tällaisia ovat esimerkiksi henkilömuutokset. Jos järjestön hallituksen jäsenet vaihtuvat rahankeräysluvan voimassaoloaikana, tulee näistä muutoksista ilmoittaa Poliisihallitukselle. Tee ilmoitus kirjallisesti yhden kuukauden sisällä muutoksesta.

Voit ilmoittaa henkilömuutokset tekemällä olosuhteiden muutosilmoituksen poliisin sähköisen asiointipalvelun kautta. Palvelu toimii suomi.fi  -tunnuksilla. Nimenkirjoitusoikeudellinen näkee kirjauduttuaan edustamansa yhteisön tiedot. Voimassaoleva rahankeräyslupa näkyy kohdassa ”Hyväksytyt ja toimenpiteitä odottavat asiat” (pääset tekemään muutosilmoituksen tämän otsikon alta). 

Vaihtoehtoisesti voit lähettää ilmoituksen myös sähköpostitse osoitteeseen arpajaishallinto(at)poliisi.fi tai postitse. Suosittelemme kuitenkin sähköistä asiointia. Henkilömuutosten kohdalla ilmoituksessa on aina kerrottava uusien päätösvaltaa käyttävien nimet, asemat yhdistyksessä sekä henkilötunnukset. Käyttäessäsi sähköpostia, lähetä ilmoitus salatun sähköpostiyhteyden kautta osoitteesta https://securemail.poliisi.fi. 

Rahankeräysluvan peruuttaminen

Jos et halua enää järjestää rahankeräystä, lähetä Poliisihallitukselle pyyntö peruuttaa rahankeräyslupa. Peruutuspyynnön tulee olla asianmukaisesti allekirjoitettu ja liitteeksi riittää ajantasainen yhdistys- tai säätiörekisteriote. Pyyntö voi olla vapaamuotoinen. Luvan peruuttaminen asiakkaan aloitteesta on aina maksutonta. 

Peruuttamispyynnön lähettäminen on tärkeää, sillä muussa tapauksessa rahankeräysluvan haltijalla on edelleen kaikki rahankeräyslupaan liittyvät lakisääteiset velvollisuudet. Esimerkiksi vuosi-ilmoituksen ja vuosisuunnitelman antaminen sekä muutosilmoituksen tekeminen ovat näitä velvoitteita. Kyseiset velvoitteet on hoidettava, vaikka rahankeräyslupa olisi osoittautunut tarpeettomaksi ja rahankeräystä ei olisi järjestetty pitkään aikaan. Huomaathan myös, että velvoitteiden laiminlyönti on rangaistavaa. 

 

Esimerkkejä hyväksyttävistä keräyskuluista

Esimerkkejä hyväksyttävistä keräyskuluista

Alle on kerätty esimerkkejä tyypillisimmistä rahankeräyksestä aiheutuvista kuluista. Luettelo ei ole tyhjentävä listaus kaikista rahankeräyskuluista. 

Selvitä aina tarvittaessa myös, millä tavoin kulut liittyvät keräyksen järjestämiseen (esim. lisätietoja-kentässä). Huomaathan myös, että kuluja saa vähentää vain siltä osin, kuin ne liittyvät suoraan rahankeräykseen. 

Henkilöstökulut

  • rahankeräyksen järjestämisestä maksetut palkat ja palkkiot

Hallinto- ja toimitilakulut

  • varainhankintatoimiston vuokra siltä osin, kun toimistoa käytetään rahankeräyksen järjestämiseen
  • muut hallinnolliset kulut, jotka liittyvät välittömästi rahankeräyksen järjestämiseen, esimerkiksi kokousjärjestelyt (ei kirjanpito- ja tilintarkastuskulut)

Kirjanpito- ja tilintarkastuskulut

  • tilintarkastajan palkkio vuosi-ilmoituksen liitteeksi annettavasta lausunnosta
  • kirjanpito- ja tilintarkastuskuluja voidaan hyväksyä vain harkinnanvaraisesti, vähäisissä määrin ja vain siltä osin kuin kulut liittyvät välittömästi rahankeräykseen

Teleoperaattorikulut

  • teleoperaattorimaksut rahankeräyksessä käytetyistä palvelunumeroista (lahjoitussoitot ja -tekstiviestit, kiinteät aloitusmaksut yms.)
  • rahankeräyksen järjestämiseen liittyvät puhelinlaskut 

Materiaali- ja toimistotarvikekulut

  • flyerit, rollupit, painotuotteet, keräysmateriaalien tulostamiseen tarvittava muste ja paperi
  • keräystunnusten hankinta

Palveluntarjoajan käyttämisestä aiheutuneet kulut

  • sopimuksen perusteella maksettava korvaus, palkkio tms.
  • lahjoittajarekisterin ylläpitokulut siltä osin, kuin rekisterin käyttö liittyy rahankeräykseen (ei siis koko kulua, jos rekisteriä käytetään muuhunkin kuin rahankeräykseen, esim. jäsenhankintaan)

Keräyksen suunnittelukulut

  • mainostoimistolle keräyskampanjan suunnittelusta maksettavat korvaukset
  • rahankeräyskampanjan suunnitteluun liittyvät suorat kustannukset (esim. suunnittelukokoukset, suunnittelumateriaalit)

Painatuskulut

  • keräyslippaiden tarrojen ja keräyslistojen painamisesta maksettava korvaus
  • lehden painokustannukset siltä osin, kuin lehdessä on rahankeräystä (esimerkiksi 12-sivuinen julkaisu, jossa 1 sivu rahankeräysvetoomukselle: painokuluista ilmoitetaan keräyskuluina 1/12)
  • rahankeräysesitteiden ja -kirjeiden painatuskustannukset
  • rahankeräyksessä käytettävien tilisiirtolomakkeiden painatuskustannukset

Postituskulut

  • rahankeräyskirjeiden, -lehtien ja esitteiden postittamiseen käytetyt kirjekuoret ja postimerkit
  • Postin ja muiden palveluntarjoajien veloittamat  postitus-, lähetys- ja kuljetuskustannukset

Markkinointi- ja mainoskulut

  • rahankeräyskampanjoihin liittyvien mainosten kustannukset (lehti-, radio-, tv-ilmoitukset, internet-mainokset jne.)

Tietotekniikkakulut

  • internet-sivujen päivitys- ja ylläpitokustannukset rahankeräystä koskevien tietojen osalta
  • laite- ja ohjelmistohankinnat niiltä osin, kun laitteita ja ohjelmistoja käytetään rahankeräyksessä (vähennettävän kulun suuruus arvioitava sillä perusteella, kuinka paljon laitteita ja ohjelmistoja käytetään keräystoimintaan)

Pankki- ja maksunvälityskulut

  • rahankeräystilin avaamisesta ja sulkemisesta pankille maksettavat korvaukset
  • rahankeräystilin pankkipalvelumaksut
  • maksunvälityskulut ja maksupalveluntarjoajan kulut
  • verkkomaksualustasta aiheutuvat kulut, esim. lahjoituspainikkeen käyttöön liittyvät maksunvälityskulut

Lupamaksu ja vuosi-ilmoitusmaksu

  • rahankeräyslupahakemuksen käsittelymaksu
  • vuosi-ilmoituksen käsittelymaksu

Muut kulut

  • keräyslippaiden hankinta, lupatarrat, sinetit, rahankerääjien liivien tms. varusteiden hankintakulut (jos käytetään muussakin kuin rahankeräystoiminnassa, prosenttiosuus arvioitava käytön mukaisesti)

Huomaathan, että vuosi-ilmoituksen ”Muut kulut” -kohtaa ei ole tarkoitettu suurten yksilöimättömien rahasummien ilmoittamiseen. Jos ilmoitat tässä kohdassa kuluja, lisää vuosi-ilmoitukseen myös selvitys siitä, mitä kuluja kohdassa on ilmoitettu. Jos ilmoitat kohdassa useita eri kuluja, yksilöi jokainen kululajikohta erikseen.