Ohjeita rahankeräyksen vuosi-ilmoituksen antamiseen SV

Instruktioner för att skicka in en årsanmälan


I årsanmälan ska du endast ge information om penningsinsamlingen och användning av insamlingsmedlen.

Insamlingsmedel är alla vederlagsfria donationer som fåtts till följd av att vädja till allmänheten.

Förutom penningsinsamlingen kan din organisation ha en mängd andra insamlingsaktiviteter, till exempel produktförsäljning, loppmarknadsförsäljning, medlemsavgiftsinkomst och lotteriinkomst. Dessa avkastningar bör inte rapporteras i årsanmälan. Medelinsamling är en form av penningsinsamlingar. Så medelinsamling är inte samma sak som penningsinsamling.

Hur fyller jag i årsanmälan?

Ange i beräkningsavsnittet i årsanmälan totalavkastningen på insamlingen, insamlingens insamlingskostnader dragna av från totalinkomsten och nettoinkomsten från insamling i euro och cent.

Bruttoinkomst avser det belopp som samlats in innan beloppet för kostnaderna för att samla in pengar har dragits av. Nettoinvesteringsintäkter avser beloppet för insamlingstillgångar efter avdrag för insamlingskostnader från insamlingen. Nettointäkterna från insamlingen måste användas för det ändamål som anges i insamlingstillståndet.

Syftet med insamlingen är att finansiera allmännyttig verksamhet. Genomförandet av insamlingen måste vara kostnadseffektivt så att så mycket av de donerade medlen som möjligt förblir tillgängliga för allmänheten. Om insamlingsmedlen går till kostnaderna för att organisera insamlingen och andelen nettointäkter förblir liten, kommer pengarna inte att samlas in för allmännyttiga ändamål.

Polisstyrelsen övervakar regelbundet användningen av insamlingsmedel och beloppet för insamlingskostnader. Om insamlingskostnaderna upprepade gånger blir orimligt höga kan detta åtgärdas vid granskning av årliga deklarationer.

Insamlingsavgifter avdragna av från den totala inkomsten

Endast de nödvändiga, direkta kostnaderna för att organisera insamlingen kan dras från insamlingen som insamlingskostnader. Till exempel är organisationskostnader och administrativa kostnader inte insamlingskostnader. Övriga driftskostnader för organisationen ska alltid betalas med medel som erhållits på andra sätt, såsom intäkter från medlemsavgifter eller intäkter från produktförsäljning.

Om du använder de insamlingsmedel som din organisation får för att täcka insamlingskostnaderna, berätta om alla utgifter som täcks i årsanmälan. Men inte alla insamlingskostnader måste betalas ut av insamlingsmedel. Utgifter kan därför också täckas av andra fonder. Om insamlingskostnaderna täcks av andra medel i din organisation ska du inte rapportera kostnaderna i det årsanmälan.

Kostnaderna för insamling måste alltid identifieras. Om du rapporterar i årsanmälan ospecificerade stora summor pengar, kommer polisstyrelsen att fråga om dem separat vilka kostnader som ingår i det rapporterade beloppet. Det är därför värt att ta reda på kostnaderna så snart du lämnar in årsanmälan. Under alla omständigheter måste informationen tillhandahållas och ofullständiga förklaringar kan leda till att du måste lämna in en helt ny årsanmälan eller lämna en reviderad årsanmälan.

Uttalande om användning av nettoinkomstintäkter

Nettointäkterna från insamlingen, dvs. det belopp som återstår efter avdrag för insamlingskostnader, måste alltid användas för det allmännyttiga syfte som anges i insamlingstillståndet.

Gör en rapport om användningen av nettointäkterna från samlingen muntligt, antingen på sidan tre i pappersformuläret eller i en separat bilaga i fri form. Ange i redogörelsen var insamlingen av insamlingen har använts eller kommer att användas. Förklara användningen av medlen på ett tydligt och individualiserat sätt så att den årliga deklarationen anger var medlen faktiskt har använts eller var de kommer att användas.

Om till exempel de insamlade medlen har använts för att täcka din organisations lön och lokalkostnader, ange i årsanmälan, i euro och cent, hur mycket det är involverat. Ta reda på vilka ideella aktiviteter som har associerats med kostnadsåtervinning. Om till exempel ett bidrag har betalats ut från medlen för samarbetsorganisationernas verksamhet, ta reda på i euro och cent hur mycket och för vilka ändamål bidraget har beviljats. Dessutom är det en bra idé att förklara i årsanmälan hur din organisation övervakar och certifierar partnerns användning av medel.

Till exempel uttalandet "Pengarna har använts för det ändamål som anges i tillståndet." det finns inte ett tillräckligt uttalande, men den årliga deklarationen måste ange var medlen faktiskt har använts. Om de insamlade medlen för en viss artikel inte har använts när den årliga deklarationen lämnas in kommer användningen av medlen i årsanmälan för framtida år att klargöras.

Bilagor till årsanmälan

Bifoga revisorns uttalande till årsanmälan om din organisation har en revisor. Revisorsberättelsen ska förtydliga överensstämmelsen mellan insamlingsintäkterna och kostnaderna som redovisas i årsanmälan och licenstagarens räkenskaper. Revisorns rapport som utfärdats i samband med bokslutet bifogas inte, men uttalandet måste ges specifikt om insamlingen.

Årsanmälan ska också åtföljas av godkända bokslut för räkenskapsåret (inkluderar resultaträkningen och balansräkningen med noter). Observera dock att polisstyrelsen kan till exempel begära kvitton eller annan information om användningen av medel.

Förvara därför kvitton och andra styrkande dokument noggrant så att du kan presentera dem på begäran. Polisstyrelsen genomför också mer omfattande inspektioner av användningen av insamlingsmedel genom slumpmässigt urval. Därför bör kvitton och andra styrkande handlingar också sparas av denna anledning.

Gör en utskrift eller kopia av årsanmälan själv innan du skickar den till licensmyndigheten. Kom också ihåg att behålla den årliga insamlingsdeklarationen och tillhörande material enligt bokföringslagen.

Årsplan

Skicka också en årsplan till polisstyrelsen antingen i samband med årsanmälan eller senast två månader före nästa räkenskapsårs början. Berätta om de insamlingar du planerar att organisera under det kommande räkenskapsåret i årsplanen. Årsplanen måste innehålla minst följande information:

  • antal planerade insamlingar
  • insamlingsändamål
  • förväntningar på insamlingsavkastning
  • beräknade insamlingskostnader
  • planerade insamlingsmetoder och partners

Årsplanen kan till exempel vara en lista över planerade insamlingar i fri form.

En vägledande uppskattning är tillräcklig för insamling av intäkter och utgiftsförväntningar. Om du tänker fortsätta tidigare insamlingsprojekt kan du ange i årsplanen hur de tidigare aktiviteterna kommer att fortsätta under det kommande räkenskapsåret. Ange också i årsplanen om det inte finns några planer att samla in under det kommande räkenskapsåret.

Esimerkkejä hyväksyttävistä keräyskuluista SV

Exempel på godtagbara insamlingskostnader

Exempel på de mest typiska insamlingskostnaderna samlas nedan. Listan är inte uttömmande över alla insamlingskostnader.

Personalkostnader

  • löner och avgifter som betalas till insamlingsinnehavarens egna anställda för att ordna insamling

Administrations- och företagskostnader

  • administrativa kostnader relaterade till den omedelbara organisationen av insamlingen (exklusive redovisnings- och revisionskostnader)
  • lokalkostnader som är direkt relaterade till organiseringen av insamlingen, t.ex. att hyra en insamlingsbyrå (endast i den mån kontoret används för att organisera insamlingen)

Kostnader för redovisning och revision

  • Till exempel, revisorsarvode för uttalandet som bifogas årsredovisningen (redovisnings- och revisionskostnader kan endast godtas diskretionärt, i begränsad omfattning och endast i den utsträckning som kostnaderna är direkt relaterade till insamling)

Teleoperatörskostnader

  • Ersättning till teleoperatörer för betaltjänstnummer som används vid insamling (donationssamtal och textmeddelanden, fasta startavgifter etc.)

Material- och kontorsmaterialskostnader

  • material- och kontorsmaterialskostnader för att organisera insamlingen, till exempel bläck och papper för tryckning av insamlingsbroschyrer

Kostnader för att använda tjänsteleverantören

  • ersättning, provision etc. som ska betalas på grundval av kontraktet.
  • kostnaderna för att upprätthålla donatorregistret som betalas till en extern part (i den mån användningen av registret är relaterat till insamling - inte hela kostnaden om registret används för andra ändamål än insamling, t.ex. medlemsförvärv)

Kostnader för insamlingsplanering

  • ersättning till en reklambyrå etc. för planering av en insamlingskampanj
  • direkta kostnader som tillståndshavaren ådrar sig vid planeringen av insamlingskampanjen (t.ex. planeringsmöten, planeringsmaterial)

Tryckningskostnader

  • ersättning till tryckeriet för tryckning av etiketter för samlingsetiketter och samlingslistor
  • tryckkostnaderna för tidningen (i den mån tidningen innehåller genomförandet av insamlingar. Till exempel en 12-sidig publikation med 1 sida för en insamlingsinsamling: utskriftskostnader redovisas som insamlingskostnader 1/12)
  • kostnader för insamling av broschyrer för tryckning
  • kostnaden för att skriva ut insamlingsbrev
  • kostnaden för att skriva ut de överföringsblanketter som används för insamling

Postningskostnader

  • kuvert och frimärken som används för att skicka brevinsamlingsbrev eller liknande insamlingsmaterial
  • Ersättning som Posti tar ut för sina tjänster: olika avtal med Posti
  • på utstationering av insamlingsbrev, portokostnaderna för tidningen i den mån insamling har genomförts med hjälp av tidningen (distribution som beskrivs ovan för tryckkostnader)

Marknadsförings- och reklamkostnader

  • kostnaden för reklam i samband med insamlingskampanjer
  • tidning, radio, TV -annonser, Internetannonser
  • reklambroschyrer, flygblad m.m.

Datateknikskostnader

  • kostnaden för att uppdatera insamlingens webbplats (uppdateringar av insamlingar och aktuell information om insamling)
  • utrustningsköp (i den mån de används för att samla in pengar. Distributionsprocenten måste uppskattas utifrån användningsfördelningen, om det behövs.)
  • programvaruförvärv (i den mån de används för insamling. Distributionsprocenten bör uppskattas på grundval av fördelningen av användningen, om det behövs.)

Bank- och betalningsförmedlingskostnader

  • Ersättning till banken för att öppna och stänga ett insamlingskonto
  • bankavgifter för insamlingskonton
  • betalningsförmedlingskostnader och betaltjänstleverantörskostnader
  • kostnaderna för onlinebetalningsplattformen när det gäller insamling (t.ex. betalningsförmedlingskostnader relaterade till användning av donationsknappen)

Licensavgift och årlig anmälningsavgift

  • den avgift som licensmyndigheten tar ut för beslutet om insamling
  • den avgift som licensmyndigheten tar ut för att lämna in årsdeklarationen

Övriga utgifter

  • Förvärv av samlingsbiljetter, tillåtelseklistermärken, tätningar, inklusive anskaffningskostnader för utrustning för samlarvästar etc. (om de används för icke-insamlingsaktiviteter bör procentsatsen uppskattas efter användning)
  • telefonkostnader i den mån de användes för insamling (samtal och sms skickade. Distributionsprocenten bör uppskattas vid behov.)
  • kostnaderna för att skaffa och behålla adressuppgifterna för de personer som är föremål för donationer (om en separat tjänsteleverantör inte används för att skaffa eller underhålla donatorregistret, men ärendet hanteras av egen verksamhet)

Observera att avsnittet "Övriga utgifter" i årsredovisningen inte är avsett att rapportera stora oidentifierade belopp. Om du redovisar utgifter i det här avsnittet, inkludera också en förklaring i årsrapporten om vilka kostnader som har rapporterats i detta avsnitt. Om du rapporterar flera kostnader, vänligen identifiera varje kostnadspost separat.