Anvisningar för lämnande av årsanmälan för penninginsamling

Lämna i årsanmälan uppgifter endast om penninginsamlingen och användningen av insamlade medel.

Insamlade medel är alla penningbidrag utan vederlag som erhållits till följd av vädjan till allmänheten.

Din organisation kan utöver penninginsamling ha många andra sätt att anskaffa medel, såsom försäljning av produkter, försäljning på lopptorg, intäkter från medlemsavgifter och intäkter från lotterier. Dessa intäkter ska inte anmälas i årsanmälan. Penninginsamling är endast ett sätt att anskaffa medel. Anskaffning av medel är alltså inte detsamma som penninginsamling.

Hur fyller jag i årsanmälan?

Anmäl i årsanmälan de totala intäkterna för penninginsamlingen, de insamlingskostnader som dragits av de totala intäkterna samt intäkterna av penninginsamlingen i netto i euro och cent.

Med totala intäkter avses beloppet på insamlade medel innan kostnaderna för anordnandet av penninginsamlingen har dragits av. Med intäkterna av penninginsamlingen i netto avses de intäkter som blir kvar efter att insamlingskostnaderna har dragits av. Penningsamlingens intäkter i netto ska användas för det ändamål som fastställs i tillståndet till penninginsamling.

Syftet med penninginsamlingen är att finansiera allmännyttig verksamhet. Penninginsamlingen ska vara kostnadseffektiv för att en så stor andel av medlen som donerats ska bli kvar för att användas i ett allmännyttigt syfte. Om insamlade medel används för kostnader för anordnandet av penninginsamlingen och beloppet på nettointäkterna blir begränsat, samlas pengar inte in för att användas i ett allmännyttigt syfte.

Polisstyrelsen följer regelbundet upp användningen av insamlade medel och beloppet på insamlingskostnaderna. Om insamlingskostnaderna upprepade gånger blir oskäligt höga, griper man in i detta i samband med kontrollen av årsanmälan.

Kostnader för insamling som dras av de totala intäkterna

Som kostnader för insamling får man från intäkterna av penninginsamlingen endast dra av nödvändiga, direkta kostnader för anordnandet av penninginsamlingen. Till exempel är kostnader för organisationsverksamhet och administrativa kostnader inte kostnader för penninginsamling. Organisationens övriga verksamhetskostnader ska alltid betalas med medel som erhållits på annat sätt, till exempel intäkter av medlemsavgifter eller försäljning av produkter.

Om du använder medel som din organisation samlat in för att täcka kostnader för insamling av medel, ska du i årsanmälan specificera alla dessa kostnader. Det är dock inte nödvändigt att betala alla kostnader för penninginsamlingen från insamlade medel. Kostnader kan alltså täckas även från andra medel. Om kostnaderna för penninginsamlingen har täckts från din organisations övriga medel ska du inte ange kostnaderna i årsanmälan för penninginsamlingen.

Kostnader som orsakas av penninginsamlingen ska alltid specificeras. Om du i årsanmälan anmäler stora ospecificerade belopp, frågar Polisstyrelsen separat vilka kostnader som ingår i det anmälda beloppet. Kostnaderna bör alltså utredas redan då årsanmälan lämnas. Uppgifterna ska lämnas i varje fall och bristfälliga utredningar fördröjer behandlingen av ärendet. I vissa fall leder bristfälliga utredningar till att årsanmälan måste upprättas på nytt i sin helhet eller korrigeras.

Redogörelse för användningen av insamlingens nettointäkter 

Penninginsamlingens intäkter i netto, dvs. det belopp som blir kvar efter att kostnaderna för insamlingen dragits av, ska alltid användas för det i tillståndet till penninginsamling fastställda allmännyttiga syftet.

Utarbeta en skriftlig redogörelse för användningen insamlingens intäkter i netto, antingen på sida tre i blanketten eller fritt formulerat på en separat bilaga. Ange i redogörelsen för vad penninginsamlingens nettointäkter har använts eller för vad de kommer att användas. Redogör tydligt och specifikt för användningen av medlen så att det i årsanmälan framgår för vad medlen faktiskt har använts eller för vad de kommer att användas.

Om insamlade medel har använts till exempel för löne- och lokalkostnader i din organisation, ska du i årsanmälan i euro och cent ange hur stora belopp det är fråga om. Redogör dessutom för vilken allmännyttig verksamhet täckningen av kostnaderna har hänfört sig till. Om medel har använts till exempel för att betala bistånd till verksamheten vid samarbetsorganisationer, ska du i euro och cent ange hur stora belopp och för vilka ändamål som bistånd har betalats. Då bör du i årsanmälan även redogöra för hur er organisation övervakar och kontrollerar samarbetsparternas användning av medlen.

Det räcker till exempel inte att du nämner att ”Medlen har använts för det ändamål som fastställts i tillståndet”, utan du ska i årsanmälan ange vad medlen faktiskt har använts till. Om medel som samlats in för ett visst ändamål inte har använts fram till att årsanmälan lämnas, ska du redogöra för användningen av medlen i årsanmälningarna för följande år.

Bilagor till årsanmälan

Bifoga bokslutet för räkenskapsperioden med bilagor till årsanmälan. Bokslutet inbegriper en resultaträkning och en balansräkning. Dessutom ska bokslutet vara korrekt undertecknat och åtföljas av revisorns eller verksamhetsgranskarens berättelse om bokslutet.

Om er organisation har en revisor, ska också ett yttrande av revisorn om penninginsamlingen fogas till årsanmälan. I revisorsyttrandet ska redogöras för hur de intäkter och kostnader för penninginsamlingar som angetts i årsanmälan motsvarar tillståndshavarens bokföring. Revisorns berättelse som givits i samband med bokslutet räcker alltså inte i detta sammanhang, utan revisorn ska dessutom lämna ett yttrande uttryckligen om penninginsamlingen. Vanligen behövs inga andra bilagor utöver dessa.

Beakta dock att Polisstyrelsen kan begära till exempel kvitton eller andra utredningar om hur medlen har använts. Spara därför kvitton och andra verifikat omsorgsfullt för att vid behov kunna lägga fram dem. Polisstyrelsen utför även slumpmässiga mer omfattande kontroller av penninginsamlingar. Även av detta skäl är det bra att spara kvitton och andra verifikat.

Skriv ut årsanmälan eller ta en kopia på den till dig själv innan du skickar den till tillståndsmyndigheten. Kom också ihåg att förvara årsanmälan för penninginsamlingen med relevant material på det sätt som föreskrivs i bokföringslagen.

Årsplan

Lämna även årsplanen till Polisstyrelsen i samband med årsanmälan eller senast två månader innan följande räkenskapsperiod börjar. Redogör för de penninginsamlingar som ni tänker ordna under följande räkenskapsperiod i årsplanen. I årsplanen ska åtminstone följande uppgifter lämnas:

• antalet planerade penninginsamlingar
• ändamålet med de penninginsamlingar som ordnas
• förväntade intäkter från penninginsamlingarna
• uppskattade kostnader för insamlingarna
• planerade sätt för genomförande av insamlingen och samarbetspartner

Årsplanen kan till exempel vara en fritt formulerad förteckning över de penninginsamlingar som planeras.

En preliminär uppskattning av förväntade intäkter och kostnader för penninginsamlingarna räcker. Om ni har för avsikt att fortsätta tidigare insamlingsprojekt, kan du i årsplanen ange hur den tidigare verksamheten fortsätts under följande räkenskapsperiod. Ange även i årsplanen om avsikten inte är att ordna insamlingar under följande räkenskapsperiod.

Förändringar i förhållandena 

Kom ihåg att informera om alla förändringar i förhållandena som hänför sig till penninginsamlingen. I praktiken är sådana till exempel förändringar i personer. Om organisationens styrelsemedlemmar byts medan tillståndet till penninginsamling är giltigt, ska Polisstyrelsen informeras om dessa förändringar. Informera Polisstyrelsen skriftligen inom en månad från förändringen.

Du kan informera om personförändringar genom att lämna en anmälan om förändringar i förhållandena via polisens elektroniska ärendehanteringstjänst. Tjänsten används med suomi.fi-koder. Personer med firmateckningsrätt ser efter inloggning uppgifterna för den sammanslutning hen representerar. Giltiga tillstånd till penninginsamling syns under ”Godkända ärenden och ärenden som väntar på åtgärder” (du kan lämna ändringsanmälan via denna rubrik). 

Alternativt kan du också skicka anmälan per e-post till arpajaishallinto(at)poliisi.fi eller per post. Vi rekommenderar dock polisens elektroniska tjänst. Då du informerar om personförändringar ska du alltid ange namnen, ställningarna i föreningen och personbeteckningarna för de nya personerna som utövar beslutanderätt. Om du använder e-post, ska du skicka anmälan via krypterad e-postförbindelse på adressen https://securemail.poliisi.fi. 

Återkallande av tillstånd till penninginsamling

Om du inte längre vill anordna penninginsamlingar, ska du skicka en begäran om återkallelse av tillstånd till penninginsamling till Polisstyrelsen. Begäran om återkallelse ska vara korrekt undertecknat och som bilaga räcker ett aktuellt utdrag ur förenings- eller stiftelseregistret. Begäran kan vara fritt formulerad. Återkallelsen av tillståndet på kundens initiativ är alltid avgiftsfri. 

Det är viktigt att skicka en begäran om återkallelse, eftersom innehavaren av tillståndet till penninginsamling i annat fall fortfarande har samtliga lagstadgade skyldigheter som gäller tillstånd till penninginsamling. Till dessa skyldigheter hör att lämna en årsanmälan och årsplan samt informera om förändringar. Skyldigheterna i fråga ska fullgöras även om det skulle visa sig att tillståndet till penninginsamling är onödigt eller en penninginsamling inte har ordnats på en lång tid. Observera att det också är straffbart att försumma skyldigheterna.