Vuosi-ilmoitukset-UKK

Usein kysyttyjä kysymyksiä rahankeräysten vuosi-ilmoituksista ja tilityksistä

Alla on usein esitettyjä kysymyksiä rahankeräysten vuosi-ilmoituksista ja tilityksistä sekä vastauksia niihin.  

Kuinka tarkasti nettotuoton käyttöä tulee selvittää?

Mahdollisimman tarkasti ja käytännön tasolle vietynä. Rahankeräystilitysten ja vuosi-ilmoitusten tulisi aina olla itsenäisiä dokumentteja, joista ilmenee selkeästi ja konkreettisesti se, kuinka paljon rahankeräysvaroja on käytetty mihinkin luvassa määrättyyn käyttökohteeseen.

Riittääkö selvitykseksi toimintakertomus tai linkki kotisivuille?

Ei riitä. Selvityksessä on annettava tiedot nimenomaan rahankeräysvarojen käytöstä. Toimintakertomus tai kotisivut eivät anna riittävää kuvaa varojen käytöstä.

Voiko tilityksen tai vuosi-ilmoituksen antaa englanniksi tai jollakin muulla kielellä? Entä voivatko liitteet olla muulla kielellä kuin suomeksi tai ruotsiksi?

Tilitykset ja vuosi-ilmoitukset liitteineen tulee aina toimittaa joko suomen tai ruotsin kielellä. Poliisihallitus voi pyytää luvan haltijaa kääntämään asiakirjat, jotka toimitetaan muilla kielillä.

Miten varojen käyttöä selvitetään, jos varoista on annettu avustusta vaikkapa yksittäisille henkilöille taikka yhteistyötahojen toiminnan tukemiseen?

Selvityksestä tulisi ilmetä vähintään se, kuinka paljon varoja on luovutettu millekin taholle ja millaisiin tarkoituksiin. Lisäksi tilityksissä ja vuosi-ilmoituksissa olisi hyvä selvittää esimerkiksi sitä, miten yhteistyötahon toimesta tapahtuvaa varojen käyttöä on valvottu.

Voiko lahjoituksen ottaa vastaan virtuaalivaluuttana? Entä voidaanko lahjoituksilla ostaa virtuaalivaluuttaa, joka siirretään edunsaajille käytettäviksi?

Lahjoitukset voidaan ottaa vastaan tai käyttää myös virtuaalivaluutan muodossa, mutta vuosi-ilmoituksessa keräyksen tuotto ja varojen käyttö on ilmoitettava euromääräisenä.

Mitä jos osa rahankeräyksellä kerätyistä varoista on vielä tilityksen tai vuosi-ilmoituksen laatimishetkellä käyttämättä?

Varojen käyttöä tulee selvittää siltä osin, kuin se on mahdollista. Kerro selvityksessä ainakin siitä, mihin tarkoituksiin varoja on jo käytetty sekä siitä, mihin tarkoituksiin loput varat on tarkoitus käyttää.

Jos järjestöllänne on toistaiseksi voimassa oleva rahankeräyslupa, voitte raportoida tulevissa vuosi-ilmoituksissa varojen käytöstä tarkemmin. Varojen lopulliset käyttökohteet tulee kuitenkin aina selvittää.

Jos järjestöllänne on vanha määräaikainen rahankeräyslupa, tulee varojen käytöstä tehdä aikanaan erillinen loppuilmoitus. Loppuilmoituksen voi tehdä vapaamuotoisesti tai käyttämällä tilityslomaketta.

Entä jos annetut lomakekohdat eivät riitä tai lomakkeesta ei löydy jollekin tiedolle sopivaa kohtaa ollenkaan?

Voit käyttää lomakkeen Lisätiedot-kohtaa tai selvittää varojen käyttöä erillisellä liitteellä.

Mitä kuluja voidaan kattaa rahankeräysvaroin?

Rahankeräysvaroista saa vähentää keräyskuluina rahankeräyksen järjestämisestä aiheutuneet välittömät ja välttämättömät keräyskulut. Keräyskulujen vähentämisen jälkeen jäljelle jäänyt nettotuotto tulee käyttää kokonaisuudessaan luvassa määrättyyn yleishyödylliseen käyttötarkoitukseen.

Mitään muita kuluja ei saa kattaa rahankeräysvaroilla, vaan järjestön muuhun toimintaan liittyvät kulut on maksettava muilla varoilla, kuten esimerkiksi jäsenmaksutuotoilla tai tuotemyynnillä.

Voidaanko rahankeräysvaroilla palkata esimerkiksi henkilö yhdistykseen vetämään projektia?

Rahankeräysvarat tulee käyttää yleishyödylliseen tarkoitukseen. Jos palkattavan henkilön työ liittyy välittömästi luvassa määrätyn yleishyödyllisen tarkoituksen ja toiminnan toteuttamiseen, henkilön palkkakuluja voidaan kattaa rahankeräysvaroin.

Voidaanko jatkossa yhdistyksen hallintokuluja, esimerkiksi hallintotyöntekijöiden palkkoja tai hallituksen kokouskuluja maksaa rahankeräysvaroilla?

Rahankeräysvaroja voidaan käyttää jatkossakin vain välttämättömiin rahankeräyskuluihin sekä luvassa määrättyyn yleishyödylliseen toimintaan.

Hallinnollisia kuluja voidaan siten kattaa rahankeräysvaroin siltä osin, kuin ne liittyvät välittömästi rahankeräykseen. Esimerkiksi hallituksen kokouskulut eivät ole välttämättömiä rahankeräyksen kuluja eivätkä myöskään varsinaista yleishyödyllistä toimintaa, joten niiden kattaminen rahankeräysvaroin ei ole mahdollista.

Rahankeräyksen tuottojen ja niiden käyttämisen seuraaminen aiheuttaa kuluja järjestössä. Voiko rahankeräysvaroilla maksaa tilinarkastus- ja kirjanpitokuluja, jotka aiheutuvat rahankeräyksestä?

Rahankeräyksen tuotosta saa vähentää keräyskuluina ainoastaan rahankeräyksen järjestämisestä aiheutuneita välttämättömiä kustannuksia. Tilintarkastus- ja kirjanpitokuluista tällaisia kuluja voivat olla esimerkiksi tilintarkastajan palkkio tilityksen/vuosi-ilmoituksen liitteeksi annettavasta lausunnosta.

Lähtökohtaisesti järjestön muihin lakisääteisiin velvoitteisiin liittyvät täysin yleishallinnolliset kulut tulisi kattaa rahankeräysvarojen sijaan muilla varoilla (kuten esimerkiksi myynti- tai jäsenmaksutuotoilla).

Mikäli kirjanpito- ja tilintarkastuskuluja ei pystytä kattamaan muilla varoilla, voidaan niitä hyväksyä keräyskuluina harkinnanvaraisesti, vähäisissä määrin ja vain siltä osin kuin kulut liittyvät välittömästi rahankeräykseen.

Pitääkö kaikki rahankeräykseen liittyvät kulut kattaa rahankeräysvaroin?

Kaikkia rahankeräyksestä aiheutuvia kuluja ei ole pakko maksaa rahankeräysvaroista. Niitä voi vapaasti maksaa myös muista varoista. Jos kuluja on maksettu muista varoista, niitä ei tule ilmoittaa rahankeräystilityksessä tai vuosi-ilmoituksessa.

Tilitys- ja vuosi-ilmoituslomakkeissa on toisella sivulla kohta ”Muut kulut”. Mitä kuluja tässä kohdassa on tarkoitus ilmoittaa?

Muut kulut -kohta on tarkoitettu sellaisten kuluerien ilmoittamiseen, joita ei voi kohdistaa muihin kululuokkiin. Voit siis ilmoittaa kohdassa kaikki sellaiset keräyskulut, jotka eivät tunnu sopivan muihin kohtiin. Muista kuitenkin, että myös tässä kohdassa ilmoitettavat kulut on yksilöitävä siten, että kulujen aiheutumista rahankeräyksen järjestämisestä voidaan arvioida.

Olemme julkaisseet lehdessämme säännöllisesti myös lahjoituspyyntöjä, joten voimmeko maksaa lehden painatus- ja postituskulut rahankeräysvaroilla?

Kulut voidaan maksaa rahankeräysvaroilla vain siltä osin, kun kulut liittyvät välittömästi rahankeräykseen. Jos lehdessä on esimerkiksi 12 sivua, joista yksi on varattu rahankeräyksen lahjoituspyynnöille, voidaan lehden painatus- ja postituskuluista 1/12 osa kattaa rahankeräysvaroilla.

Käykö Poliisihallitukselle annettavaksi vuosisuunnitelmaksi järjestön seuraavan tilikauden toimintasuunnitelma?

Toimintasuunnitelma koko järjestön toiminnasta ei välttämättä käy, sillä rahankeräyksen vuosisuunnitelmassa tulee kertoa nimenomaan rahankeräyksistä, joita aiotte tulevalla tilikaudella järjestää. Jos toimintasuunnitelmasta käy ilmi vuosisuunnitelmalta edellytetyt tiedot, sen voi antaa vuosisuunnitelmana.

Vuosisuunnitelma voi olla esimerkiksi vapaamuotoinen listaus suunnitelluista rahankeräyksistä. Suunnitelmassa tulisi olla ainakin järjestettävien rahankeräysten keräystarkoitukset, rahankeräysten tuotto-odotus ja arvioidut keräyskustannukset sekä mahdollisesti keräysten lukumäärä.

Voinko toimittaa tilitykset ja vuosi-ilmoitukset liitteineen (mm. tilintarkastajan lausunto) sähköisesti?

Voit toimittaa vuosi-ilmoituksen liitteineen joko postitse, sähköpostitse tai poliisin sähköisen asiointipalvelun kautta.

Vanhojen rahankeräyslupien tilitykset ja liitteet tulee toimittaa joko postitse tai sähköpostitse.