Vanliga frågor om årsanmälningar och redovisningar för penninginsamlingar

Så detaljerat och praktiskt utformat som möjligt. Redovisningar för penninginsamlingar liksom även årsanmälan bör alltid vara oberoende dokument, som tydligt och konkret anger hur mycket insamlingsmedel som har använts för det ändamål som anges i tillståndet.

Nej det räcker inte till. Redovisningen ska uttryckligen innehålla specifik information om användningen av de insamlade medlen. En verksamhetsberättelse eller en webbplats ger inte en tillräcklig bild av användningen av medlen.

Redovisningar och årsanmälningar inklusive bilagor måste alltid lämnas på finska eller svenska. Polisstyrelsen kan begära att innehavaren av tillståndet översätter de handlingar som lämnats in på andra språk.

Ja. Skyldigheten att lämna ett separat uttalande specifikt om insamlingen är direkt baserat på penninginsamlingslagen och kan inte undantas från ett beslut av myndigheten.

I yttrandet måste det framgå om insamlingen har organiserats och de mottagna medlen har använts i enlighet med tillståndsvillkoren.

Ett yttrande krävs om din organisation har en revisor. Om du använder en driftinspektör behöver du inte lämna ett separat uttalande specifikt om insamling. 

Årsanmälan måste dock alltid åtföljas av bokslut och anteckningar. Bokslutet inkluderar resultaträkningen och balansräkningen med noter samt utlåtande av revisor. Dessutom är bokslutet undertecknat.
 

Det finns ingen separat behandlingsavgift för att kontrollera redovisningen. En handläggningsavgift tas ut för behandling av årsanmälan i enlighet med polisens betalningsförordning. År 2024 kommer behandlingen av årsrapporten att kosta 120 euro.

Uppskattningarna som presenteras i årsplanen är inte bindande, så det blir inga straff för att överskrida eller missa dem. Så ange intäkts- och kostnadsuppskattningar med så mycket noggrannhet du kan. Årsplanen kan också vara ett helt fritt formulär.

Redogörelsen bör åtminstone visa hur mycket pengar som har skänkts bort, till vilka aktörer och för hurdana ändamål. I redovisningar och årsanmälningar skulle det dessutom vara bra att till exempel förklara hur samarbetspartnerns användning av medel har övervakats.

Ja. Årsanmälan eller redovisningen måste alltid lämnas in, oavsett om insamling eller donationer mottogs.

Om ingen insamling ordnades eller inga donationer mottogs, i stället för den normala anmälan eller uppgörelsen, en s.k en nolldeklaration eller en nolldeklaration som anger att så är fallet.

Rapportera alltid alla kostnadsfria donationer du har gjort genom att vädja till allmänheten. Istället ska andra intäkter, såsom medlemsavgifter eller försäljningsintäkter, inte rapporteras.

Donationer kan också tas emot eller användas i form av en virtuell valuta, men i den årliga deklarationen ska intäkter från insamling och användning av medel anges i euro.

Användningen av medel bör klargöras så långt det är möjligt. Redogör åtminstone för vilka ändamål medel redan har använts och för vilka ändamål de återstående medlen skall användas.

Om din organisation har ett tills vidare giltigt insamlingstillstånd, kan du i framtida årsanmälningar närmare redogöra för användningen av medlen. De slutliga ändamålen för användningen av medlen bör dock alltid redovisas.

Om din organisation har ett gammalt tidsbegränsat tillstånd för insamling av pengar kommer användningen av medlen i sinom tid att redovisas i en separat slutanmälan. Du kan göra en fritt formulerad slutanmälan eller använda en redovisningsblankett.

Du kan använda punkten Tilläggsinformation i blanketten eller redogöra för användningen av medlen i en separat bilaga.

Insamlingskostnaderna får avdras som insamlingskostnader för direkta och nödvändiga insamlingskostnader. Efter avdrag för insamlingskostnaderna ska de återstående nettointäkterna användas i sin helhet för allmännyttiga ändamål som fastställs i tillståndet.

Inga andra kostnader får täckas av insamlingskostnader, utan kostnader för annan verksamhet i föreningen måste betalas med andra medel, såsom intäkter från medlemsavgifter eller produktförsäljning.

Medel från en penninginsamling ska användas för ett allmännyttigt ändamål. Om det arbete som utförs av den person som ska anställas är direkt relaterat till ett allmännyttigt ändamål och genomförandet av den verksamheten, får personens lönekostnader betalas med medel från insamlingen.

Insamlingsmedel kan även i fortsättningen användas endast för de nödvändiga kostnaderna för insamling av pengar och för den allmännyttiga verksamhet som fastställs i tillståndet.

De administrativa kostnaderna kan därför täckas av insamlingsmedel i den mån de har direkt samband med penninginsamlingen. Till exempel är styrelsens kostnader inte nödvändiga för insamling av pengar, och inte heller faktisk allmännyttig verksamhet, varför det inte är möjligt att täcka dem med insamlade medel.

Från penninginsamlingens intäkter får som insamlingskostnader endast avdras de nödvändiga kostnaderna för insamlingsarrangemangen. För revisions- och bokföringkostnader kan sådana kostnader till exempel omfatta arvodet för det revisorsutlåtande som ska fogas till årsanmälan/redovisning.

I princip bör helt allmänna administrativa kostnader för organisationens övriga lagstadgade skyldigheter täckas med andra medel (t.ex. intäkter från försäljnings- eller medlemsavgifter) i stället för medel från insamlingar.

Om bokförings- och revisionskostnader inte kan täckas med andra medel kan medel från insamlingen enligt prövning och i minimal utsträckning godkännas för ändamålet, endast till den del kostnaderna är direkt relaterade till penninginsamlingen.

Alla kostnader för insamlingen behöver inte betalas med insamlade medel. De kan fritt betalas med andra medel. Om utgifter har betalats med andra medel, bör dessa inte redovisas i insamlingsredovisningen eller årsanmälan.

Punkten övriga utgifter är avsedd för utgiftsposter som inte kan hänföras till andra utgiftsposter. Därför kan du i punkten ange alla insamlingskostnader som inte verkar tillämpliga i andra punkter. Tänk dock på att de kostnader som ska anges i denna punkt också måste specificeras på ett sådant sätt att kostnaderna för att anordna insamlingen kan beräknas.

Kostnader kan betalas med insamlade medel endast i den mån kostnaderna är direkt relaterade till insamlingen. Om journalen till exempel innehåller 12 sidor, varav en är reserverad för förfrågningar om donationer till insamlingen, kan tidningens trycknings- och utskickskostnader till 1/12 del finansieras med insamlade medel.

Verksamhetsplanen för hela organisationen lämpar sig knappast, eftersom den årliga planen för insamling av pengar uttryckligen bör ange de penninginsamlingar ni ämnar anordna under den förestående räkenskapsperioden. Om verksamhetsplanen omfattar den information som krävs för årsplanen kan den lämnas som årsplan.

En årsplan kan till exempel vara en fritt formulerad lista över planerade insamlingar. Planen bör omfatta åtminstone ändamålet för insamlingarna, förväntade intäkter samt beräknade insamlingskostnader, och eventuellt antal insamlingar.

Du kan lämna årsanmälan med bilagor till polisen per post, e-post eller i polisens elektroniska ärendetjänst.

Redovisningar för gamla insamlingstillstånd jämte bilagor måste lämnas per post eller e-post.