Vuosi-ilmoitusvelvollisuus

Vuosi-ilmoitusvelvollisuus

Vuosi-ilmoitus on annettava Poliisihallitukselle vuosittain kuuden kuukauden kuluessa kunkin tilikauden päättymisestä. Toimita vuosi-ilmoitus sähköpostitse, postitse tai poliisin sähköisen asiointipalvelun kautta.

Vuosi-ilmoitus kannattaa laatia huolellisesti, joten tutustu ennen ilmoituksen antamisesta näillä sivuilla annettuihin ohjeisiin.

Vuosi-ilmoituksessa annettavat tiedot

Vuosi-ilmoituksessa kerrotaan seuraavat tiedot rahankeräyksen raha-asioista:

  • Rahankeräyksen kokonaistuotto eli se rahamäärä, joka lahjoittajilta on saatu
  • Rahankeräyksen järjestämisestä aiheutuneet välttämättömät keräyskustannukset
  • Rahankeräyksen nettotuotto eli se summa rahaa joka rahankeräyksen tuotosta jää jäljelle välttämättömien keräyskulujen vähentämisen jälkeen. Nettotuotto on se rahamäärä, joka tulee käyttää rahankeräysluvassa määrättyihin kerättävien varojen käyttötarkoituksiin.

Anna vuosi-ilmoituksessa tietoja ainoastaan rahankeräyksestä ja rahankeräysvarojen käyttämisestä.

Rahankeräysvaroja ovat kaikki yleisöön vetoamisen seurauksena saadut vastikkeettomat rahalahjoitukset. Vuosi-ilmoituksessa ei tule ilmoittaa kaikkea järjestösi saamaa tuloa, kuten esimerkiksi arpajaistuottoja tai myyntituottoja (tuotemyynti, kirpputorituotot, myyjäistuotot, kahvilan myyntituotto jne.).

Rahankeräyksen tuotosta saa vähentää keräyskuluina ainoastaan rahankeräyksen järjestämisestä aiheutuneita välttämättömiä kustannuksia. Rahankeräysvaroilla ei saa maksaa järjestön toiminnasta johtuvia yleiskustannuksia tai muun varainhankinnan kuluja, kuten esimerkiksi tuotemyynnistä aiheutuneita kustannuksia.

Jos käytät järjestösi saamia rahankeräysvaroja keräyskulujen kattamiseen, ilmoita vuosi-ilmoituksessa kaikki katetut kulut yksilöidysti. Kaikkia rahankeräyksestä aiheutuvia kuluja ei kuitenkaan ole pakko maksaa rahankeräysvaroista. Kuluja voi siis kattaa myös muista varoista. Jos rahankeräyksen kulut on katettu järjestösi muista varoista, älä ilmoita kuluja rahankeräyksen vuosi-ilmoituksessa.

Rahankeräysvarojen käyttöä varsinaisiin luvassa määrättyihin yleishyödyllisiin tarkoituksiin ei tule ilmoittaa vuosi-ilmoituksessa rahankeräyksen järjestämisestä aiheutuneina kuluina. Vuosi-ilmoitusta ei ole tarkoitus antaa siten, että keräyksen nettotuotto ilmoitetaan nollaksi tai mahdollisimman pieneksi.

Ilmoita sen sijaan vuosi-ilmoituksessa rahankeräyksen nettotuotoksi se rahasumma, joka jää jäljelle välttämättömien keräyskulujen vähentämisen jälkeen. Nettotuoton käyttöä luvassa määrättyyn yleishyödylliseen tarkoitukseen selvitetään erikseen sanallisesti.

Jos ette ole keränneet varoja tilikaudella, jolta laaditte vuosi-ilmoitusta, tehkää ns. nollailmoitus. Nollailmoituksessa voidaan kertoa esimerkiksi, että tilikaudella ei ole järjestetty rahankeräystä tai saatu lahjoituksia. Vuosi-ilmoitus tulee kuitenkin näissäkin tilanteissa antaa.

Vuosi-ilmoituksen liitteet 

Liitä vuosi-ilmoitukseen tilintarkastajan lausunto, jos järjestöllänne on tilintarkastaja. Tilintarkastajan lausunnossa on selvitettävä vuosi-ilmoituksessa ilmoitettujen rahankeräystuottojen ja kulujen vastaavuutta luvan haltijan kirjanpitoon. Liitteenä ei anneta tilinpäätöksen yhteydessä annettua tilintarkastajan kertomusta, vaan lausunto tulee antaa nimenomaan rahankeräyksestä.

Vuosi-ilmoitukseen tulee liittää myös tilikauden tilinpäätös ja tase liitetietoineen.

Vuosisuunnitelma

Toimita Poliisihallitukselle myös erillinen vuosisuunnitelma joko vuosi-ilmoituksen yhteydessä tai viimeistään kaksi kuukautta ennen seuraavan tilikauden alkamista. Kerro vuosisuunnitelmassa rahankeräyksistä, joita aiotte tulevalla tilikaudella järjestää.

Vuosisuunnitelmassa tulisi antaa ainakin seuraavat tiedot:

  • järjestettävien rahankeräysten keräystarkoitukset (luvassa määrätystä keräystarkoituksesta ei saa poiketa)
  • rahankeräysten tuotto-odotus
  • arvioidut keräyskustannukset

Vuosisuunnitelma voi olla esimerkiksi vapaamuotoinen listaus suunnitelluista rahankeräyksistä. Rahankeräysten tuotto- ja kuluodotusten osalta riittää suuntaa antava arvio. Jos aiotte jatkaa aiempia keräyshankkeita, voitte kertoa vuosisuunnitelmassa siitä, miten aiempaa toimintaa jatketaan tulevalla tilikaudella. Ilmoita vuosisuunnitelmassa myös tieto siitä, jos keräyksiä ei aiota järjestää tulevalla tilikaudella.

Minne toimitan vuosi-ilmoituksen ja vuosisuunnitelman?

Voit toimittaa vuosi-ilmoituksen ja vuosisuunnitelman liitteineen poliisin sähköisen asiointipalvelun kautta.

Jos toimitat vuosi-ilmoitusasiakirjat paperilomakkeella, voit lähettää ne Poliisihallitukselle joko sähköpostitse osoitteeseen [email protected] tai postitse osoitteeseen

Poliisihallitus
Arpajaishallinto
PL 50
11101 Riihimäki

Poliisihallitus tarkastaa ja hyväksyy vuosi-ilmoituksen. Poliisihallitus voi tarvittaessa pyytää lisäselvitystä ennen vuosi-ilmoituksen hyväksymistä ja velvoittaa korjaamaan siinä ilmenevät virheet. Poliisihallitus voi pyytää myös kokonaan uuden vuosi-ilmoituksen, jos virheellisyyksiä on niin paljon, ettei korjaaminen helposti onnistu. Vuosi-ilmoitus kannattaa siis tehdä huolellisesti.