Poliisin tietojen käyttö tutkimustarkoituksessa

Tällä sivustolla tutkimusluvalla tarkoitetaan poliisiviranomaisen myöntämää, määräaikaista kirjallista lupaa käyttää poliisin tietoja tietyssä tutkimustarkoituksessa. Tutkimuslupa sisältää lupaviranomaisen tarpeelliseksi katsomat ehdot, rajoitukset ja velvoitteet. 

Tutkimuslupahakemuslomakkeen TO 07 löydät Lomakkeet -sivulta

Henkilötietoja ovat kaikki tiedot, jotka liittyvät tunnistettuun tai tunnistettavissa olevaan henkilöön ja joiden perusteella henkilö tai henkilöitä voidaan tunnistaa suoraan tai välillisesti. Henkilötietoja ovat myös erilliset tiedot, jotka yhdistettyinä mahdollistavat tietyn henkilön tunnistamisen tai tiedot, jotka jonkin henkilölle tunnusomaisen piirteen perusteella mahdollistavat tunnistamisen.

Henkilötietoja ovat esimerkiksi koko nimi, henkilönimen mukainen sähköpostiosoite, asiakasnumero, harvinainen ammattinimike, auton rekisterinumero tai muihin tietoihin yhdistettynä esimerkiksi asuinkunta tai kaupunginosa.

Tutkimusaineisto sisältää henkilötietoja, jos siitä voidaan suoraan tai epäsuorasti tunnistaa henkilö tai henkilöitä huomioiden kohtuullisen todennäköisesti käytettävissä olevat keinot.

Henkilötietojen käsittely tarkoittaa esimerkiksi henkilötietojen keräämistä, säilyttämistä, käyttöä, siirtämistä ja luovuttamista. Kaikki henkilötietoihin kohdistuvat toimenpiteet henkilötietojen käsittelyn suunnittelusta henkilötietojen poistamiseen ovat henkilötietojen käsittelyä. Henkilötietojen käsittelyssä on noudatettava aina tietosuojalainsäädännön mukaisia tietosuojaperiaatteita.

Henkilötietojen käsittely edellyttää laillista käsittelyperustetta. Tutkimustarkoituksessa tapahtuva henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste voi olla esimerkiksi yleistä etua koskeva tehtävä tai rekisteröidyn suostumus.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksella tarkoitetaan sitä tarkoitusta, jonka vuoksi henkilötietoja käsitellään. Tutkimustarkoituksessa henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on tutkimussuunnitelmassa määritelty tutkimus.

Rekisterinpitäjä on luonnollinen henkilö tai organisaatio, joka määrittää, mihin tarkoituksiin ja millä keinoin henkilötietoja käsitellään. Tutkimustarkoituksessa tutkimuksesta vastaava organisaatio toimii lähtökohtaisesti tietosuojalainsäädännössä tarkoitetulla tavalla rekisterinpitäjänä, jos tutkimuksessa käsitellään henkilötietoja.

Rekisterinpitäjä vastaa siitä, että henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan tietosuojalainsäädäntöä. Rekisterinpitäjän on esimerkiksi toteutettava tarpeelliset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet tietojen suojaamiseksi ja huolehdittava toimenpiteiden kirjaamisesta täyttääkseen osoitusvelvollisuuden vaatimukset.

Rekisteröity on henkilö, jota henkilötieto koskee.

Rekisteröidyn oikeuksien toteuttaminen on yksi rekisterinpitäjän päävelvollisuuksista. Rekisterinpitäjän on henkilötietoja käsitellessään toteutettava asianmukaiset toimenpiteet rekisteröityjen tietosuojaoikeuksien toteuttamiseksi ja helpotettava rekisteröidyn oikeuksien toteuttamista.

Lähtökohtaisesti rekisteröidyllä on tieteellisessä ja historiallisessa tutkimuksessa käytössään tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet. Rekisteröidyn oikeuksista voidaan poiketa tietosuojalain 31 §:ssä säädetyillä edellytyksillä. Rekisterinpitäjän on tapauskohtaisesti harkittava, onko poikkeaminen tarpeellista ja asianmukaisesti perusteltua. Yksinomaan tietosuojalaissa tarkoitettujen suojatoimien toteuttaminen ei oikeuta poikkeamaan rekisteröidyn oikeuksista.

Tietosuoja-asetuksen tarkoittamat erityiset henkilötietoryhmät ovat tietoja, joista ilmenee rotu tai etninen alkuperä, poliittisia mielipiteitä, uskonnollinen tai filosofinen vakaumus, ammattiliiton jäsenyys, terveyttä koskevia tietoja, seksuaalinen suuntautuminen tai käyttäytyminen tai geneettisiä ja biometrisia tietoja henkilön tunnistamista varten. Erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia henkilötietoja saa tutkimustarkoituksessa käsitellä ainoastaan tietosuojalaissa säädetyillä edellytyksillä. Käsittely edellyttää tietosuojalaissa mainittujen suojatoimien toteuttamista.

Rikostuomioihin ja rikkomuksiin tai niihin liittyviin turvaamistoimiin liittyviä henkilötietoja saa tutkimustarkoituksessa käsitellä ainoastaan tietosuojalaissa säädetyillä edellytyksillä. Käsittely edellyttää tietosuojalaissa mainittujen suojatoimien toteuttamista.

Seloste käsittelytoimista on kirjallinen kuvaus, joka sisältää kuvauksen esimerkiksi henkilötietojen käsittelyn tarkoituksesta, rekisteröityjen ryhmistä ja henkilötietoryhmistä, tietojen säilytysajoista ja teknisistä ja organisatorisista turvatoimista. Seloste on olennainen osa rekisterinpitäjän osoitusvelvollisuuden toteuttamista. Rekisterinpitäjällä on velvoite tehdä seloste käsittelytoimista esimerkiksi silloin, kun henkilötiedot sisältävät erityisiä henkilötietoryhmiä tai rikostuomioihin ja rikkomuksiin liittyviä henkilötietoja.

Vaikutustenarvioinnissa kuvataan henkilötietojen käsittelyä, arvioidaan käsittelyn tarpeellisuutta, oikeasuhteisuutta ja henkilötietojen käsittelystä aiheutuvia riskejä sekä tarvittavia toimenpiteitä, joilla riskeihin puututaan. Vaikutustenarvioinnin tarkoituksena on auttaa tunnistamaan, arvioimaan ja hallitsemaan henkilötietojen käsittelyyn sisältyviä riskejä. 

Käsiteltäessä erityisiin henkilötietoryhmiin liittyviä tai rikostuomioita ja rikkomuksia koskevia henkilötietoja ja poiketaan eräistä rekisteröidyn oikeuksista, rekisterinpitäjän on tarvittaessa toimitettava vaikutustenarviointi kirjallisesti tiedoksi tietosuojavaltuutetulle ennen käsittelyyn ryhtymistä. Lisätietoa vaikutusten arvioinnista on saatavilla tietosuojavaltuutetun toimiston sivuilta.

Suostumus-käsitettä saatetaan tutkimuksissa käyttää kahdessa eri tarkoituksessa. Suostumus henkilötietojen käsittelyperusteena on eri asia kuin tutkittavan suostumus osallistua tutkimukseen