Dataskyddsbeskrivning Meddelanden till medier serviceportal för medier

Information till registrerade ID-18175972 (Dataskyddsbeskrivning)
15.5.2018 POL-2018-17138

Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2016/679 artikel 12 och artikel 13 (uppgifter som samlats in från den registrerade själv).

Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2016/679 artikel 12 och 14 (när uppgifter inte har samlats in från den registrerade själv).

I 33 § i dataskyddslagen föreskrivs om begränsningar i den personuppgiftsansvariges skyldighet att tillhandahålla de registrerade information i enlighet med artiklarna 13 och 14.

1. Namn på datasystem/register
   Meddelanden till medier - serviceportal för medier
    
2. Personuppgiftsansvarig
   Polisstyrelsen
   Postadress: PB 1000, 02151 Esbo
   Besöksadress: Bergsmansvägen 3, 02150 Esbo
   Telefon: 0295 480 181 (växel)
   E-post: kirjaamo.poliisihallitus@poliisi.fi  
    
3. Representant för den personuppgiftsansvarige och dataskyddsombud för systemet/registret
   Personuppgiftsansvarig: överinspektör Aija Tiainen-Broms
   E-post: Aija.Tiainen-Broms@poliisi.fi  
   Dataskyddsombud: överinspektör Anna Lind
   E-post: anna.lind@poliisi.fi  
   Polisstyrelsen
   Postadress: PB 1000, 02151 Esbo
   Besöksadress: Bergsmansvägen 3, 02150 Esbo
   Telefon: 0295 480 181 (växel)
   E-post: kirjaamo.poliisihallitus@poliisi.fi  
    

4. Ändamål med behandling av personuppgifter och rättslig grund för behandlingen
   Syftet är att betjäna medierna genom att registrera den information som medierna begär i en portal som används internt av polisen. I portalen antecknas även handläggning av ärendet och handläggare samt deras svar. Med hjälp av informationen får representanter för intressenter eller medier sammanfattad information på sina frågor.

   Informationen behandlas för att betjäna medier. Alla förfrågningar från medier till Polisstyrelsen registreras i portalen.

5. Den personuppgiftsansvariges berättigade intressen
   Nej.
    

6. Kategorier av personuppgifter som behandlas och övriga kategorier av information
   Följande uppgifter relaterade till mediers frågor behövs för att tillhandahålla tjänsten:

   - rubrik (förfrågans ämne)
   - förfrågans första mottagare
   - redaktörens namn och medium
   - kontaktinformation (e-postadress och/eller telefonnummer)
   - fråga (antingen med mottagarens egna ord eller en kopia av en fråga som skickats per e-post)
   - ansvarig enhet som får i uppgift att svara på begäran
   - slutdatum, om känt
   - sakkunnig som svarar och svar.

   När ärendet har behandlats och svaret har getts till redaktören markeras rubriken som klar.

   Personuppgifterna begärs av redaktören. Övriga punkter fylls i av polisstyrelsens representanter enligt handläggningen.

7. Lagstadgad eller avtalsenlig skyldighet att tillhandahålla personuppgifter
   Nej.
    

8. Mottagare av personuppgifter
   Polisstyrelsens kommunikation eller expert tar emot redaktörens begäran och registrerar på begäran ett meddelande till medierna i medietjänstportalen. Alla experter i polisstyrelsen kan se frågorna.

   Uppgifterna exporteras till polisens intranät, i vilket uppgifter kan behandlas tekniskt även av leverantören av informationssystemet. Personuppgiftsbiträden är skyldiga att skydda informationen som ingår i tjänsten. En IT-leverantör har inte rätt att dela eller använda informationen för andra ändamål än genomförandet av polisens kommunikationstjänster i enlighet med avtalet.

9. Överföring av uppgifter till tredjeländer och information om de skyddsåtgärder som ska användas
   Informationen kommer inte att överföras utanför Europeiska unionen eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet. Om situationen förändras kommer den registrerade att underrättas.
    
10. Lagringsperiod för information eller kriterier för att fastställa den
    Den registrerades uppgifter kan raderas på begäran av den registrerade.
     

11. Den registrerades rätt till insyn och förverkligande av rätten till insyn (rätt till tillgång till uppgifter)
    Var och en har rätt att granska meddelanden till medier som sparats om dem i serviceportalen för medier. Begäran om granskning ska skickas skriftligen och undertecknad till adressen

    Polisstyrelsen
    Postadress: PB 1000, 02151 Esbo
    Besöksadress: Bergsmansvägen 3, 02150 Esbo
    E-post: kirjaamo.poliisihallitus@poliisi.fi  

    I begäran om granskning ska nämnas vilket register det är fråga om.

    Obs! Det är inte möjligt att ge information från serviceportalen för medier till en redaktör om frågor som en annan redaktör har ställt.

12. Begränsningar av rätten till insyn (indirekt rätt till insyn)
    Dataombudsmannen kan på den registrerades begäran kontrollera lagenligheten i uppgifterna om den registrerade.
     
13. Korrigering av uppgifter och utförande av korrigering av uppgifter (rätt till korrigering av uppgifter och rätt till radering av uppgifter)
    Den registrerade har rätt att kräva att den registeransvarige korrigerar felaktiga uppgifter om honom eller henne. Vid behov kan man fråga om råd från Polisstyrelsens kommunikation under tjänstetid.
     
14. Rätt att begränsa behandlingen
    Nej.
     
15. Rätt att invända
    Inte nödvändig.
     
16. Rätt att överföra uppgifter mellan system
    Gäller inte för det här registret.
     
17. Om behandlingen grundar sig på samtycke (artikel 6.1(a)) eller uttryckligt samtycke (artikel 9.2(a)), information om rätten att återkalla samtycke när som helst
    Behandlingen baseras på inhämtande av samtycke.
     

18. Rätt att föra ärendet till dataombudsmannen (begäran om åtgärder till dataombudsmannen)
    Om den registrerade anser att behandlingen av personuppgifter som rör honom eller henne strider mot lagstiftningen om personuppgifter, har den registrerade rätt att föra ärendet till dataombudsmannen.

    Kontaktinformation för Dataombudsmannens byrå
    Postadress: PB 800, 00521 Helsingfors
    Besöksadress: Bangårdsvägen 9, 6:e vån., 00520 Helsingfors
    Telefon: 0295 666 700
    E-post: tietosuoja@om.fi 

19. Automatiserat beslutsfattande eller profilering
    -
     

20. Dataskyddsbeskrivningen ska hållas tillgänglig
    Beskrivningarna ska sparas på ett sådant sätt att de är lättillgängliga för den registrerade. Nationella dataskyddsbeskrivningar ska hållas tillgängliga för alla i elektroniskt format i polisens nationella informationsnät (poliisi.fi) och i polisens interna informationsnät (intranät).

    Dataskyddsbeskrivningarna lagras i polisens ärendehanterings-, besluts- och arkiveringssystem (ACTA) för administrativ ärendehantering.