Dataskyddsbeskrivning Distribution av polisens nyhetsbrev

Information till registrerade ID-18175972 (Dataskyddsbeskrivning)
15.5.2018 POL-2018-17138

Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2016/679 artikel 12 och 13 (uppgifter som samlats in från den registrerade själv).

Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2016/679 artikel 12 och 14 (när uppgifter inte har samlats in från den registrerade själv).

I 33 § i dataskyddslagen föreskrivs om begränsningar i den personuppgiftsansvariges skyldighet att tillhandahålla de registrerade information i enlighet med artiklarna 13 och 14.

1. Namn på datasystem/register
   Distribution av polisens nyhetsbrev
    
2. Personuppgiftsansvarig
   Polisstyrelsen
   Postadress: PB 1000, 02151 Esbo
   Besöksadress: Bergsmansvägen 3, 02150 Esbo
   Telefon: 0295 480 181 (växel)
   E-post: kirjaamo.poliisihallitus@poliisi.fi   
    
3. Representant för den personuppgiftsansvarige och dataskyddsombud för systemet/registret
   Personuppgiftsansvarig: överinspektör Aija Tiainen-Broms
   E-post: Aija.Tiainen-Broms@poliisi.fi  
   Dataskyddsombud: överinspektör Anna Lind
   E-post: anna.lind@poliisi.fi  
   Polisstyrelsen
   Postadress: PB 1000, 02151 Esbo
   Besöksadress: Bergsmansvägen 3, 02150 Esbo
   Telefon: 0295 480 181 (växel)
   E-post: kirjaamo.poliisihallitus@poliisi.fi   
    
4. Ändamålet med behandling av personuppgifter och rättslig grund för behandlingen
   Informationen gör det möjligt för en företrädare för en intressent eller medierna att motta polisens nyhetsbrev i sin e-post. Informationen behandlas också för att hantera kundrelationen, till exempel ändra eller ta bort prenumerationer. En prenumerant kan avsluta prenumerationen via länken "Avsluta prenumeration".
    
5. Den personuppgiftsansvariges berättigade intressen
   Nej.
    

6. Kategorier av personuppgifter som behandlas och övriga kategorier av information
   Följande uppgifter behandlas för att tillhandahålla tjänsten:

   - förnamn
   - efternamn
   - e-postadress

   Uppgifterna begärs av den registrerade själv. 

   Polisen kan också lägga till organisationer på prenumerantlistan, varvid uppgifterna är organisationens namn och e-postadress. Polisstyrelsen kan även lägga till intressenter till distributionen, såsom riksdagsledamöter, kommunala organisationer m.m. Informationen kommer från offentliga källor. Alla som har inkluderats på detta sätt har skickats information om saken och blivit erbjudna en möjlighet att fortsätta eller avbeställa prenumerationen.

7. Lagstadgad eller avtalsenlig skyldighet att tillhandahålla personuppgifter
   Nej.
    

8. Mottagare av personuppgifter
   Polisstyrelsens kommunikation behandlar beställarnas uppgifter för att tillhandahålla tjänsten.

   Uppgifterna exporteras till systemet för publicering av nyhetsbrevet, i vilket uppgifter kan behandlas tekniskt även av leverantören av informationssystemet.

   Leverantören och personuppgiftsbiträdena är skyldiga att skydda informationen som ingår i tjänsten.

   En leverantör har inte rätt att dela eller använda informationen för andra ändamål än genomförandet av polisens kommunikationstjänster i enlighet med avtalet.

9. Överföring av uppgifter till tredjeländer och information om de skyddsåtgärder som ska användas
   Informationen kommer inte att överföras utanför Europeiska unionen eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet. Om situationen förändras kommer den registrerade att underrättas.
    
10. Lagringsperiod för information eller kriterier för att fastställa den
    Den registrerades uppgifter eller beställningar raderas eller ändras på begäran av den registrerade.
    Den personuppgiftsansvarige kan också radera e-postadresser, som inte fungerar och relaterad information från tjänsten.
     

11. Den registrerades rätt till insyn och förverkligande av rätten till insyn (rätt till tillgång till uppgifter)
    Var och en har rätt att granska sina uppgifter som sparats i abonnentregistret. Begäran om granskning ska skickas skriftligen och undertecknad till adressen
    Polisstyrelsen
    Postadress: PB 22, 00521 Helsingfors
    Besöksadress: Stinsgatan 14, 00520 Helsingfors
    E-post: kirjaamo.poliisihallitus@poliisi.fi   

    I begäran om granskning ska nämnas vilket register det är fråga om.

12. Begränsningar av rätten till insyn (indirekt rätt till insyn)
    Dataombudsmannen kan på den registrerades begäran kontrollera lagenligheten i uppgifterna om den registrerade.
     

13. Korrigering av uppgifter och utförande av korrigering av uppgifter (rätt till korrigering av uppgifter och rätt till radering av uppgifter)
    Den registrerade har rätt att kräva att den personuppgiftsansvarige korrigerar felaktiga uppgifter om honom eller henne. Varje registrerad prenumerant har möjlighet att avbeställa nyhetsbrevet via länken i brevet eller begära att hens prenumeration avlägsnas per e-post från viestinta.poliisihallitus@poliisi.fi. 

    Vid behov kan man fråga om råd från Polisstyrelsens kommunikation under tjänstetid.

14. Rätt att begränsa behandlingen
    Nej.
     
15. Rätt att invända
    Inte nödvändig.
     
16. Rätt att överföra uppgifter mellan system
    Gäller inte för det här registret.
     
17. Om behandlingen grundar sig på samtycke (artikel 6.1(a)) eller uttryckligt samtycke (artikel 9.2(a)), information om rätten att återkalla samtycke när som helst
    Behandlingen baserar sig på en beställning eller givande av samtycke. Ett meddelande har skickats till alla prenumeranter som har erbjudit dem möjlighet att fortsätta eller avsluta sin prenumeration i enlighet med dataskyddsförordningen. Om personen inte aktivt har fortsatt prenumerationen, har prenumerationen avslutats.
     

18. Rätt att föra ärendet till dataombudsmannen (begäran om åtgärder till dataombudsmannen)
    Om den registrerade anser att behandlingen av personuppgifter som rör honom eller henne strider mot lagstiftningen om personuppgifter, har den registrerade rätt att föra ärendet till dataombudsmannen.

    Kontaktinformation för Dataombudsmannens byrå
    Postadress: PB 800, 00521 Helsingfors
    Besöksadress: Bangårdsvägen 9, 6:e vån., 00520 Helsingfors
    Telefon: 0295 666 700
    E-post: tietosuoja@om.fi    

19. Automatiserat beslutsfattande eller profilering
    -
     

20. Dataskyddsbeskrivningen ska hållas tillgänglig
    Beskrivningarna ska sparas på ett sådant sätt att de är lättillgängliga för den registrerade.

    Nationella dataskyddsbeskrivningar ska hållas tillgängliga för alla i elektroniskt format i polisens nationella informationsnät (poliisi.fi) och i polisens interna informationsnät (intranät).

    Dataskyddsbeskrivningarna lagras i polisens ärendehanterings-, besluts- och arkiveringssystem (ACTA) för administrativ ärendehantering.